Test: Syncing.Net 3.0 Manager Edition

Die Arbeit in Projektteams oder mit mehreren Rechnern im Büro, zu Hause und unterwegs stellt Benutzer häufig vor Probleme: Die Dateien und E-Mails, die man gerade benötigt, liegen oft im Postfach des Kollegen oder auf dem Computer, der gerade nicht in Reichweite ist. Für diese Fälle hat die Firma Syncing.net die gleichnamige Software entwickelt. Das Programm gleicht Outlook- und Datei-Ordner auf mehreren Rechnern ab. So arbeiten Kollegen immer an der gleichen Datenbasis und einzelne Anwender haben auf allen Computern stets die gleichen Dateien in der aktuellen Version zur Verfügung.

Outlook stets synchron
In der aktuellen Version 3.0 unterstützt Syncing.net nun auch Outlook-Installationen, die an Exchange-Server angebunden sind. Auf diese Weise synchronisieren Benutzer sowohl persönliche Outlook-Ordner (PST-Dateien) als auch lokale Kopien des Exchange-Postfaches (OST-Dateien). Mitarbeiter oder Rechner, die nicht per Exchange angebunden sind, können also in den Abgleich mit einbezogen werden. Im Test gelang das problemlos: Zum Einsatz kamen ein Windows-7-Rechner mit Outlook 2010, das als Client für einen Hosted Exchange Server diente, sowie ein PC mit Windows XP, der via Outlook 2007 auf das POP3-Postfach eines Freemail-Anbieters zugriff.

(Bild: Ordner-Wahl: Der Assistent macht die Einrichtung einer Outlook-Gruppe für die Synchronisation zur einfachen Aufgabe.)

Die Einrichtung der Synchronisation gestaltet das Tool sehr einfach. Zuerst erstellt der Nutzer eine Outlook-Gruppe, in die er später Kollegen und Rechner einladen kann. Diese Gruppe enthält die Outlook-Ordner (z.B. Posteingang, Kalender, Notizen oder Kontakte), die abgeglichen werden sollen. Die von uns getesteten Manager Edition von Syncing.net erlaubt die Erstellung von bis zu 50 Outlook-Gruppen und die Synchronisation von maximal 3000 Outlook-Ordnern. Anschließend versendet der User Einladungen an seine Mitarbeiter, die der Gruppe beitreten. Oder er installiert das Programm auf seinem Zweit- und Drittrechner, meldet sich dort mit dem gleichen Nutzerkonto an und hat mit wenigen Klicks alle Computer vernetzt. Die einfache Bedienung ist dabei die große Stärke unseres Testkandidaten.

(Bild: Teilnehmer hinzufügen: Bereits bestehende Sync-Ordner können leicht um weitere Nutzer für den Abgleich erweitert werden.)

Abgleich beliebiger Dateien
Auf ebenso simple Art und Weise gleichen verschiedene Rechner beliebige Dateien untereinander ab. Kollegen, die etwa an einem gemeinsamen Projekt arbeiten, bestimmen auf ihren Computern einen Ordner, der für die Synchronisation freigegeben wird. Dokumenten und weitere Dateien darin werden auch auf die Rechner der anderen Teilnehmer kopiert. Das geschieht immer dann, wenn eine Datei verändert wird – unbemerkt im Hintergrund. So ist auf allen Rechnern stets die aktuelle Version eines Dokuments abgespeichert. Arbeiten zwei User gleichzeitig an einem Dokument und speichern es mit unterschiedlichen Änderungen ab, übernimmt Syncing.net die letzte Speicherung in das Hauptdokument und die vorherigen Modifikationen werden in einer Backupdatei abgelegt. Um das zu verhindern, kann der Anwender eine Datei ausloggen und damit vor der Bearbeitung durch einen anderen User schützen. Das Programm übernimmt also auch rudimentär die Aufgaben eines Content Management Systems.

Rollenvergabe
Bei der Freigabe von Outlook- und Datei-Ordnern müssen Anwender ihren Kollegen Berechtigungen zuweisen. Dabei stehen vier verschiedene Rollen mit unterschiedlichen Zugriffsrechten zur Auswahl. Das geht vom Administrator, der sämtliche Einstellungen an einem Sync-Ordner oder einer Outlook-Gruppe ändern und diese sogar löschen darf, über Super User und User bis hin zum Gast, der nur lesend auf die Inhalte zugreift. Für die meisten Zwecke dürfte diese vierstufige Rechtezuweisung genügen. Feinere Konfigurationsmöglichkeiten wären hier und da aber wünschenswert. Immerhin kann man so zum Beispiel Mitarbeitern die gleichen Zugriffsrechte erlauben und etwa Kunden nur mitlesen lassen.

(Bild: Programmoptionen: Hier lässt sich auf Wunsch die Store-and-Forward-Funktion abschalten, um Daten nicht temporär auf dem Hersteller-Server zu puffern)

Verschlüsselte P2P-Synchronisation
Syncing.net setzt eine Internetverbindung voraus, selbst wenn die abzugleichende PCs am selben lokalen Netzwerk hängen. Zwar läuft der Datentransfer immer über die kürzeste Strecke – also etwa das LAN oder WLAN im Büro. Es handelt sich also um eine Peer-to-Peer-Verbindung, was für die Transferraten von Vorteil ist. Für die Vermittlung der Verbindung und die Steuerung der Synchronisation verbindet sich das Programm jedoch mit dem Server des Herstellers.

Nutzdaten werden nur dort gespeichert, wenn Rechner zum Zeitpunkt der Synchronisation nicht erreichbar sind. In dem Fall werden die Änderungen des Teilnehmers, der zuletzt online war, solange auf dem Server des Herstellers abgelegt, bis die anderen Nutzer wieder online gehen und die Änderungen übertragen werden. Diese Funktion lässt sich auf Wunsch deaktivieren. Laut Hersteller werden die Daten sofort nach dem Abgleich oder spätestens nach sieben Tagen vom Server gelöscht. Hier muss man dem Anbieter ein stückweit blindes Vertrauen schenken, da sich dies nicht überprüfen lässt.

Gleiches gilt für die Datensicherheit: Syncing.net versichert, Daten und Übertragung doppelt zu verschlüsseln. Für die Authentifizierung der Rechner untereinander kommt ein 1024 Bit langer RSA-Schlüssel zum Einsatz. Für die Verschlüsselung der Daten beim Transfer nutzt das Tool einen 256 Bit starken AES-Algorithmus. Stimmen die Angaben, sind die Daten gut gegen unberechtigte Eingriffe von außen geschützt.

Fazit
Derzeit gibt es wohl kaum ein Tool, dass vor allem den Abgleich von Outlook-Ordner über mehrere Computer so einfach und zuverlässig ohne Einsatz eines Servers erledigt. Selbst Exchange-Postfächer lassen sich problemlos in die Synchronisation aufnehmen. Zudem wird auch der ständige Austausch von Dateien unter Kollegen oder verschiedenen Rechnern fast zum Kinderspiel. Die einfache Benutzerführung ist selbst für Einsteiger schnell zu durchschauen.

Wer weniger Computer synchron halten muss und/oder auf die Rechtevergabe verzichten kann, sollte auch einen Blick auf die weitaus günstigere Personal oder Business Edition werfen.

Syncing.net 3.0 Manager Edition
Hersteller: SYNCING.NET
Internet: www.syncing.net
Preise: 474,81 Euro pro PC

Note: sehr gut
Leistung (50%): sehr gut
Ausstattung (30%): gut
Bedienung (20%): sehr gut

Das ist neu:
– Ordner von Exchange Server abgleichen
– Rechtevergabe an Synchronisationsteilnehmer
– vorübergehende Datenpufferung auf dem Servers des Anbieters
– Teilnehmer schnell einer Outlook-Gruppe oder einem Sync-Ordner hinzufügen

Systemvoraussetzungen:
Betriebssystem: Windows 2000/XP/Server 2003/Vista/Server 2008/7 (jeweils 32- und 64-Bit)
Prozessor: PC mit Pentium-Klasse-CPU (800 MHz oder schneller)
Arbeitsspeicher: 512 MByte
Für Outlook-Synchronisation: Outlook 2000, XP, 2003, 2007 und 2010 (jeweils 32-Bit und 64-Bit)
Sonstiges: Microsoft .NET Framework 2.0 oder neuer, Internet-Zugang