Checkliste unterstützt Firmen bei der Umstellung auf SEPA

Die Experten des eBusiness-Lotsen Ostbayern haben eine Checkliste vorgelegt, die Unternehmen, Behörde, Vereinen und anderen betroffenen Organisationen die Grundlagen von SEPA erläutert und die Anforderungen an SEPA-Umstellungsprojekte sowie IT-Systeme aufzeigt. Der eBusiness-Lotse Ostbayern ist Teil der Förderinitiative “eKompetenz-Netzwerk für Unternehmen”, die im Rahmen des Förderschwerpunkts “Mittelstand-Digital – IKT-Anwendungen in der Wirtschaft” vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie gefördert wird und sich gezielt an kleine und mittlere Unternehmen sowie das Handwerk richtet. Die SEPA-Checkliste steht kostenlos zum Download bereit.

Den Autoren der Checkliste zufolge ist in den meisten Organisationen eine Vielzahl von Systemen betroffen, die mit den neuen Datenformaten umgehen müssen. Mit einer relativ einfachen Erfassung der IBAN ist es keineswegs getan.

In der aktuellen Spezifikation basieren die SEPA-Zahlungen auf einem standardisierten Zeichensatz ohne Umlaute oder Sonderzeichen. Die im Verwendungszweck zur Verfügung stehenden Stellen sind deutlich verringert und es gibt neue Textschlüssel, sogenannte Purpose Codes, um Zahlungsvorgänge automatisch klassifizieren zu können. Das SEPA-Datenformat ist also komplett anders aufgebaut als das bisherige DTA-Format.

Die Checkliste geht auch ausführlich auf die Anforderungen bei Lastschriften ein. Sie zeigt, ob und wie bisherige Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate umgedeutet werden können und macht deutlich, warum eine korrekte Mandatsverwaltung wichtig ist.

Neu bei SEPA ist auch die Pflicht, eine Lastschrift rechtzeitig vorab anzukündigen. Die Checkliste erläutert die notwendigen Fristen und liefert auch Textbeispiele für einzelne Vorankündigungen. Ebenso ändern sich die Einreichungsfristen bei Banken. War eine deutsche Lastschrift bisher auf Sicht fällig, also quasi sofort nach Einreichung beim Zahlungsempfänger gutgeschrieben, müssen bei der SEPA-Lastschrift Vorlaufzeiten von bis zu über einer Woche beachtet werden. Dadurch könnten ganze Geschäftsmodelle beeinträchtigt sein.

Auf die lange Bank schieben sollte das daher niemand. Denn, so mahnt das Team des eBusiness-Lotsen Ostbayern, bis zum Stichtag 1. Februar 2014 sind es nicht einmal mehr 150 Arbeitstage. Ergänzende Unterlagen, Tipps und Veranstaltungshinweise zum Thema SEPA über die Checkliste hinaus finden Interessierte übrigens auf www.sepa-wissen.de.