IT-Systeme richtig einführen
Schluss mit der Angst vor dem neuen System

IT-Systeme richtig einführen

Ein erfolgreiches Rollout einer neuen Anwendung endet nicht mit der
Bereitstellung. Die Angestellten müssen behutsam von den alten Systemen
weggelockt werden und das neue voll und ganz ausschöpfen, schreibt Mark
Street.

Es gibt nur wenige Dinge, die mehr Angst einjagen als das
Rolling-Out eines größeren Unternehmens-IT-Systems, abgesehen vielleicht
von einer Fahrt in einem leeren U-Bahn-Wagon der London Underground
Northern Line. Zur der eher banalen Sorge darüber, ob das System
funktionieren wird oder nicht, kommt die große Besorgnis erregende
Frage: Wird die Firma daraus einen Nutzen ziehen können?

Damit
dies geschieht, muss sichergestellt werden, dass die Benutzer des
Systems auch all seine Vorteile nutzen. Die Anhänglichkeit des Personals
gegenüber alten Systemen hat etwas von Obsession. Es gibt kaum etwas
Geeigneteres als Softwaresysteme, um den Widerwillen gegen neue
Maschinen zum Vorschein zu bringen, ganz zu schweigen von einer
unrationalen emotionalen Bindung.

Es überrascht deshalb kaum,
dass der Widerstand des Personals gegenüber Veränderung eine der größten
Hürden ist, die es bei jedem größeren Rollout oder Upgrade zu überwinden
gilt. Was allerdings überrascht, ist, dass der Beseitigung dieses
ernsten, kulturbedingten Hindernisses nicht mehr Beachtung geschenkt
wird. Es bedarf eines gewissen Fingerspitzengefühls von Seiten der
IT-Verantwortlichen, die Balance zwischen Beschwichtigung und Ermutigung
gegenüber den widerwilligen Benutzern zu wahren.

Sowohl die
Super-Dringend-Memos auf dem Schreibtisch als auch das Insistieren auf
Einhaltung von Anweisungen von höchster Stelle können oft mehr Schaden
anrichten als etwas bewirken, so edel und gut die Absichten auch sein
mögen. Der Knackpunkt ist es, die Benutzer davon zu überzeugen, dass das
neue System tatsächlich ein Gewinn ist dass es zum Beispiel Zeit und
Aufwand spart und ihnen hilft, ihren Job besser zu erledigen.

Ist
ein Projekt einmal durch das höhere Management abgesegnet, ist es
entscheidend, zuerst einmal ein paar Kalkulationen vorzunehmen, bevor
die eigentliche Arbeit losgeht. Sichern Sie sich die Unterstützung
größerer Interessengruppen, indem Sie eine detaillierte Analyse des
erwarteten Gewinns vorlegen, die neben dem Technologie-Wechsel auch die
Bereiche berücksichtigt, bei denen die Veränderungen auf starke
Reaktionen im Umfeld stoßen.

Ebenso ist es wichtig, die
Unterstützung von ein paar wichtigen Leuten in Schlüsselpositionen zu
erhalten. Man sollte daran denken, dass jeder Einzelne Verhaltensweisen
mitprägt und dass im Allgemeinen Routine-Verhalten gewünscht wird; das
ist bequem und lässt jeden in einer klar definierten Rolle agieren.
Versuchen Sie, von Anfang an einflussreiche Mitarbeiter aus ein paar
Abteilungen zu gewinnen, indem Sie ihnen den Nutzen des neuen Systems
klar machen, ohne zu viele technische Erläuterungen, die sie vielleicht
nicht verstehen. Sobald sie merken, dass sie zur Vertrauensgemeinde
gehören, werden sie sich für das System stark machen und ihren
Wissensvorsprung mit den anderen Mitarbeitern teilen wollen.

Ist
das System erst einmal installiert, spornen Sie die Leute mit Zuckerbrot
und Peitsche an, bis Sie sicher sind, dass die Annahme des neuen Systems
bei knapp 100% liegt. Denken Sie daran, dass die Abneigung gegen
Veränderungen bei den meisten auf Angst vor dem Unbekannten beruht,
deshalb ist Übung ein wichtiger Faktor.

Nach Vermittlung der
Vorteile des Systems bestehen viele Firmen erst einmal auf der Teilnahme
an einem vollen Übungsprogramm, um eine effektive Nutzbarmachung durch
die Mitarbeiter sicherzustellen. Ein korrektes Training ist für einen
maximalen ROI entscheidend. Man muss auch ein wenig erfinderisch sein:
Wenn die Anwendung das Liefern oder Sammeln von Information betrifft,
was gibt es dann für einen besseren Weg, seinen Wert zu beweisen, als
allen wichtigen Interessengruppen einen Bericht über seine Wirksamkeit
zu schicken? Aber trumpfen Sie niemals mit der erfolgreichen Einführung
eines Systems auf, bevor Sie nicht ganz sicher sind, dass die Barrieren
bei seinen Nutzern gebrochen sind.