Storage-StrategienArchivierung verlangt mehr Aufmerksamkeit

Neue Gesetze, neue Last

Storage-Strategien

Die Verwaltung von Dokumenten und die Archivierung von E-Mail sind im Business-Bereich wie nie zuvor in den Mittelpunkt gerückt – eine Reaktion auf strenge neue Gesetze zur “Corporate Governance”.

Im Moment sind sich viele Unternehmen ihrer gesetzlichen Verantwortlichkeiten in diesem Bereich nicht bewusst. Laut einer neuen Studie des Software-Anbieters Macro 4 sind sich nur 65 Prozent aller Unternehmen ihrer Pflichten bewusst. Nach den neuen Governance-Regeln müssen Firmen wichtige Daten archivieren, oder sie riskieren empfindliche Strafen. Eine Reihe von IT-Anbietern hat diesen zunehmenden Druck erkannt und bringt Angebote zur Archivierung auf den Weg. Im letzten Monat hat beispielsweise Veritas Software den Archivierungsanbieter KVS für 225 Millionen US-Dollar gekauft.

Laut Analystenfirma Radicati Group beabsichtigt ein Viertel der IT-Abteilungen ein Upgrade der Mail-Server mit dem Ziel einer besseren Archivierung, und ein weiteres Drittel beendet dieses Upgrade gerade.

Um die neuen Gesetze umzusetzen, haben einige vorausschauende Firmen einen Mitarbeiter zum Compliance-Beauftragten ernannt, der sich um dieses Problem kümmern soll; die Mehrheit hat die gesamte Verantwortlichkeit aber einfach auf die IT-Abteilung abgewälzt. Firmen, die sich auf globalen Märkten bewegen, müssen auch Gesetze in anderen Ländern beachten. Der Sarbanes-Oxley-Act aus dem Jahr 2002 betrifft zum Beispiel EU-Firmen, die in den USA angemeldet sind. Dieses Gesetz schreibt vor, dass alle Unternehmen strenge Policies zur Verwaltung von Dokumenten einführen müssen. Jeder, der wissentlich eine Aufzeichnung oder ein Dokument ändert oder zerstört mit der Absicht, eine Untersuchung zu behindern, wird mit Geld- und Haftstrafen von bis zu 20 Jahren bedroht.

Bei manchen Firmen könnte sich Instant Messaging (IM) als Stolperstein auf dem Weg zur Gesetzestreue erweisen. In vielen Fällen werden die Nachrichten nicht auf einem In-House-Server, auf Backup-Bändern oder nicht einmal auf den Festplatten der PCs gespeichert.

Den Behörden bereiten die neuen Regelungen einige Kopfschmerzen. Informations-Silos, schlecht integrierte Systeme und inkonsistente Dokumentationsmethoden könnten allesamt den Damm brechen und zu juristischen Beschwerden von verstimmten Kunden führen. Eine Reihe von Firmen wird ihre Verwaltungssysteme verbessern müssen um sicherzustellen, dass die erforderlichen Informationen archiviert werden.

“Es ist von wesentlicher Bedeutung festzulegen, wer entscheidet, welches Dokument aufbewahrt wird,” kommentiert Mike Woodgate, Business Development Consultant bei Tower Technology. “Die Unternehmen müssen sich entscheiden, ob sie die Mail lieber behalten wollen oder ob das eine zu große Belastung für die Speicherressourcen ist.”

Fraglich ist auch, was ein vollständiges Dokument für juristische Zwecke ausmacht. “Es ist unklar, ob das der erste Entwurf, der überarbeitete elektronische Entwurf, die Papierversion mit handschriftlichen Anmerkungen oder die endgültige Version ist” meint Woodgate.

Einige Experten sehen voraus, dass die Verantwortung für die Archivierung von Hard-Copy-Daten auf die Schultern der IT-Verantwortlichen fallen wird. “Die meisten Firmen haben es versäumt, die Auswirkungen von papierbasierten Dokumenten in Augenschein zu nehmen,” erklärt Brennan Peyton von Panasonic. “Immer mehr Firmen versuchen jetzt, Systeme zur Nachverfolgung von Papierdokumenten aufzubauen, zu denen etwa Faxe gehören – das liegt an Sarbanes-Oxley.” Peyton meint, dass viele Unternehmen keine Aufzeichnungen über empfangene Faxe haben, obwohl die neuesten digitalen Fax-Geräte automatisch eine E-Mail generieren können, so dass eine digitale Kopie jeder Nachricht automatisch gespeichert wird. Die neuesten Drucker können ebenfalls wichtige Dokumente in PDFs konvertieren, um sie elektronisch zu archivieren. Die neuesten Faxgeräte können mittels optischer Zeichenerkennung sogar auf Schlüsselworte reagieren und Unternehmen so dabei unterstützen, wichtige Dokumente zu speichern, merkt Peyton an.

Die Last der Archivierung essentieller Informationen dürfte allerdings in der nächsten Zeit eher zunehmen. IT-Leiter sollten daher darauf achten, dass sie gemeinsam mit leitenden Managern oder Compliance-Beauftragten klare Policies dafür entwickeln, was gespeichert werden soll und was nicht.

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