So gestalten Sie die optimale KontaktseiteKontaktaufnahme
Kommunikationswege
So gestalten Sie die optimale Kontaktseite
Bieten Sie Produkte über das Web an? Möchten Sie mit Ihrer Website Kunden in Ihren Laden locken? Oder planen Sie eine Veranstaltung, bei der Sie mit regem Zulauf rechnen? Dann geben Sie sich kontaktfreudig! Ein Online-Formular, ausführliche Wegbeschreibungen und ein eigener Newsletter erleichtern Ihren Kunden und Interessenten die Kontaktaufnahme. Nutzen Sie die gesamte Palette möglicher Kommunikationswege optimal aus.
Internet Professionell zeigt Ihnen, was alles auf eine geschäftliche Kontaktseite gehört. Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf, aber achten Sie auch auf mögliche Pflichtinhalte, die sich aus den Vorschriften des Teledienstegesetzes ergeben. Eine beispielhafte Kontaktseite auf der Heft-CD gibt Ihnen einen Überblick über die möglichen Inhalte.
Von der Pflicht zur Kür
So gestalten Sie die optimale Kontaktseite
In erster Linie ist es wichtig, dass die Besucher die Kontaktinformationen möglichst einfach und schnell finden. Verwenden Sie auf Ihren Seiten das Schlüsselwort Kontakt. Diese Bezeichnung hat sich im Web durchgesetzt. Fügen Sie den Link in das Hauptmenü ein oder positionieren Sie ihn an anderer herausgehobener Stelle auf jeder Seite Ihres Angebots.
Präsentieren Sie weiterhin auf der Kontaktseite möglichst viele Wege, über die die Surfer Sie erreichen können. Einige Kontaktdaten sind nach dem Teledienstegesetz (bundesrecht.juris.de/bundesrecht/tdg) auf geschäftlichen Seiten ohnehin vorgeschrieben. Betreiben Sie Ihre Seiten beruflich oder als Firma, dann müssen Sie in jedem Fall den Namen, Ihre Anschrift, eine Telefonnummer sowie die E-Mail-Adresse angeben.
Anbieterkennzeichnung
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Abhängig von der Gesellschaftsform des Unternehmens oder Ihrem Beruf müssen Sie weitere Informationen zu den Kontaktdaten hinzufügen. Handwerker sind beispielsweise verpflichtet, Angaben zur zuständigen Standesvertretung zu machen und die einschlägigen Berufsregelungen aufzuführen. Bei juristischen Personen ist ein Vertretungsberechtigter sowie die Registriernummer und das zuständige Gericht zu benennen. Besitzen Sie eine Umsatzsteueridentifikationsnummer, dann müssen Sie diese ebenfalls mitteilen.
Ein allgemeingültiges Musterimpressum suchen Sie im Web vergebens. Schließlich gibt es zu viele unterschiedliche Fälle, bei denen jeweils andere Inhalte vorgeschrieben sind. Hilfreich ist jedoch der Webimpressum-Generator von Digitale Informationssysteme. Wählen Sie unter www.digi-info.de/de/netlaw/webimpressum/index.php Ihren Beruf oder die Rechtsform Ihres Unternehmens aus und beantworten Sie die nachfolgenden Fragen. Als Ergebnis erhalten Sie ein Muster-Impressum, bei dem Sie die Platzhalter durch Ihre eigenen Daten ersetzen können.
Datenschutz richtig umsetzen
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Bei der Übermittlung von Kontaktdaten spielt aber auch der Datenschutz eine wichtige Rolle: Nach dem Teledienstedatenschutzgesetz (bundesrecht.juris.de/bundesrecht/ tddsg) müssen Sie Ihre Besucher als Diensteanbieter über die Erhebung und den Umgang mit personenbezogenen Daten informieren.
Dies bezieht sich auf die Einträge in der Log-Datei des Servers ebenso wie auf die Daten, die Ihnen bei einer Formular-Anfrage oder einer Bestellung übermittelt werden. Verlinken Sie die Erläuterungen zum Datenschutz von Ihrer Startseite und von der Kontaktseite aus. Ein Beispiel für eine umfassende Datenschutzerklärung bietet die Seite www.adac.de/datenschutz.
E-Mail: wichtige Details
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Ergänzen Sie die vorgeschriebenen Kontaktinfos um weitere freiwillige Angaben. Benennen Sie beispielsweise direkte Ansprechpartner für die verschiedenen Aufgabenbereiche. Persönlicher wirkt die Seite, wenn Sie zum Namen des jeweiligen Mitarbeiters ein Foto hinzufügen. Die Namen der Ansprechpartner werden häufig mit den E-Mail-Adressen nach dem folgenden Muster verlinkt:
Die E-Mail-Adresse lässt sich so zwar per Mausklick aufrufen, sie ist jedoch weder auf dem Bildschirm noch auf der gedruckten Seite zu sehen. Hängen Sie die Adresse daher besser ausgeschrieben an den Namen an:
Werner Müllerwmueller@firma.de
Angesichts der Spambot-Plage ist es ratsam, die auf der Kontaktseite genannten E-Mail-Adressen zusätzlich für die automatischen Bots unlesbar zu machen. Das geht am einfachsten mit einer Grafik an Stelle des @-Zeichens oder mit Hilfe von Ascii-Code, beispielsweise für das @-Zeichen: info@firma.de. Das kryptische @ wird vom Browser interpretiert und am Bildschirm als @-Zeichen ausgegeben.
Telefon: Wer und wann
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Rechnen Sie mit Kunden aus dem Ausland, dann notieren Sie sämtliche Telefon- und Faxnummern in internationaler Schreibweise. Stellen Sie einer deutschen Rufnummer die Landesvorwahl 49 nach dem Muster +49 (221) 123456 voran. Die Landesvorwahl für die Schweiz lautet 41, die für Österreich 43.
Interessant ist für die Besucher aber nicht nur, wie Sie telefonisch zu erreichen sind, sondern auch wann. Führen Sie daher auf der Webseite auch die Bürozeiten oder die Öffnungszeiten Ihres Geschäftes auf. Ein Link zu einer Seite mit häufig gestellten Fragen und den passenden Antworten ist dort ebenfalls bestens aufgehoben. Sie ersparen sich so die eine oder andere Anfrage.
Kontakt per Formular
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Zum Standard einer Kontaktseite gehört ein Online-Formular mit Elementen wie Eingabefeldern, Listen und Auswahlboxen. Ein solches Formular hat gegenüber einer verlinkten E-Mail-Adresse den Vorteil, dass die Besucher ihre Nachrichten auch ohne E-Mail-Client übermitteln können. Die Eingaben lassen sich bei einem Formular zudem auf Plausibilität prüfen, so dass sie geordnet und vor allem vollständig bei Ihnen ankommen.
Verwenden Sie für die Auswertung des Formulars Techniken wie PHP oder Perl. Dabei bieten sich fertige Lösungen wie das beliebte Perl-Modul Formmail.pl (www.scriptarchive.com) an. Mit diesem CGI-Programm leiten Sie die Formulareingaben an eine beliebige E-Mail-Adresse weiter. Prüfen Sie mit Javascript, ob die Pflichtfelder beim Abschicken des Formulars ausgefüllt sind. Nutzen Sie dazu beispielsweise die folgende, einfache Javascript-Funktion:
function pruefe() { if(document.kontakt.name.value == "") { alert("Bitte geben Sie Ihren Namen ein."); document.kontakt.name.focus(); return false; } }
Sie prüft, ob das Feld name im Formular kontakt mit Text gefüllt ist. Erweitern Sie den Befehl form um den Parameter onSubmit=?return pruefe()?, um die Funktion beim Senden des Formulars aufzurufen. Neben dieser einfachen handgestrickten Lösung bieten professionelle Web-Editoren vorgefertigte Aktionen, mit denen sich die Formularfelder noch komfortabler prüfen lassen.
Weisen Sie die Nutzer Ihres Kontaktformulars darauf hin, dass die Formulareingaben ungeschützt übertragen werden, falls dies der Fall ist. Bei besonders sensiblen Daten wie Bestellungen, Anmeldedaten oder Kreditkarteninformationen sollten Sie das Formular über ei
ne gesicherte SSL-Verbindung anbieten.
Anfahrtsskizze selbst erstellen
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Erleichtern Sie Kunden und Geschäftspartnern die Anreise, indem Sie den Weg zu Ihnen ausführlich mit Text und Bildern beschreiben. Denken Sie dabei sowohl an PKW-Nutzer als auch an Benutzer öffentlicher Verkehrsmittel. Gehen Sie bei der textlichen Beschreibung der Bus- und Bahnverbindung vom nächstliegenden größeren Bahnhof aus. Notieren Sie die Strecke mit der Liniennummer, den Umsteigemöglichkeiten und der Zielhaltestelle. Ein Beispiel: U1, Richtung Schlesisches Tor, Haltestelle Wittenbergplatz. Die meisten öffentlichen Verkehrsbetriebe bieten komfortable Online-Fahrpläne an. Verlinken Sie diese auf der Anfahrtsseite. So kann der Anreisende seinen Fahrtweg individuell ermitteln. Fügen Sie aber auch Telefonnummern örtlicher Taxi-Unternehmen hinzu. So kann der Besucher bei der Ankunft am Zielort den weiteren Transfer organisieren.
Halten Sie für PKW-Fahrer eine übersichtliche Anfahrtsskizze bereit. Eine angepasste Karte bietet hier Vorteile: Sie können den Plan auf die wesentlichen Informationen beschränken und er lässt sich optimal an die Gestaltung Ihrer Website anpassen. In vielen Gemeinden bietet das Vermessungs- und Katasteramt gegen Entgelt Straßenkarten an, die Sie als Grundlage für Ihre Wegskizze verwenden können.
Urheberrecht beachten
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Beachten Sie, dass Kartenmaterial urheberrechtlich geschützt ist. Dies trifft auf Kartenwerke in Papierform ebenso zu wie auf die digitalen Pläne, die Sie bei den zahlreichen Anbietern im Web finden. Bei einer nicht genehmigten ? selbst nur ausschnittweisen ? Verwendung einer solchen Karte riskieren Sie eine Abmahnung durch den Rechteinhaber. Es genügt übrigens nicht, den Plan leicht zu verfremden. Ihre Anfahrtsskizze sollte von Grund auf selbst erstellt werden.
Bebilderte Wegbeschreibung
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Fügen Sie in ihrem Grafikprogramm für die Straßen, Gebäude und Beschriftungen jeweils neue Vektorebenen in das Bild ein. Weniger ist oft mehr: Malen Sie lediglich die für die Anfahrt wichtigen Straßen und Gebäude ins Bild ein. Die Straßenverläufe erstellen Sie mit dem Bezier- oder dem Pinsel-Werkzeug. Wählen Sie dabei eine etwas dickere Linienbreite. Die Gebäude lassen sich mit dem Rechteckwerkzeug in das Bild zeichnen. Speichern Sie die Skizze zur Sicherung im Originalformat ihres Grafikprogramms und für Ihre Website im GIF-Format.
Bieten Sie den Besuchern Ihres Web-Angebots neben dem Lageplan noch einen besonderen Service an: Erstellen Sie eine Webseite, auf der Sie die Anreise mit Fotos bebildern. Nehmen Sie dafür Hinweisschilder an Kreuzungen sowie markante Gebäude am Rande der Route auf. Starten Sie mit der Beschreibung beispielsweise an der nächstgelegenen Autobahnausfahrt. Bereiten Sie die Seite so auf, dass Sie sich gut drucken lässt. Beispiele für eine solch komfortable Wegbeschreibung finden Sie bei www.hailo.de unter der Rubrik Kontakt oder im Web-Angebot des Laschenskyhofs unter www.laschensky.at/infos/anreise/map.htm.
Newsletter anbieten
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Mit einem eigenen Newsletter binden Sie die Kunden dauerhaft an Ihr Web-Angebot. Wer sich in die Abo-Liste einträgt, erhält von Ihnen regelmäßig neue Informationen zu Ihrem Unternehmen und Ihren Produkten. Richten Sie diesen Service entweder mit einem speziellen Server-Skript ein oder nutzen Sie einen Online-Dienst. So bietet beispielsweise www.domeus.de einen kostenlosen Newsletter an. Klicken Sie auf der Website den Link Neu hier? an und schon werden Sie Schritt für Schritt zum Ziel geführt. Ein andere Möglichkeit:
Bei www.amtecc.de richten Sie den Newsletter über den Link News Automat ein. Bei der kostenlosen Variante müssen Sie Werbeeinblendungen in Kauf nehmen. Der Service Pro News ist werbefrei, kostet jedoch eine monatliche Gebühr von 20 Euro.
Visitenkarte zum Download
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Viele PC-Nutzer führen ihre Adressbücher nicht in Papierform, sondern elektronisch. So bequem dies auch ist, es kostet etwas Aufwand, die Kontaktdaten in das persönliche Adressbuch einzutippen. Ersparen Sie Ihren Besuchern diese Mühe, indem Sie den eigenen Kontakt als elektronische Visitenkarte online anbieten. Speichern Sie die Kontaktdaten im VCF-Format. Dieses Format importieren die gängigen Adressprogramme problemlos.
Mit Outlook legen Sie eine solche Visitenkarte ruck, zuck an: Tragen Sie Ihre Daten als neuen Kontakt in das Outlook-Adressbuch ein. Über den Menübefehl Datei, An vCARD-Datei exportieren speichern Sie sie als elektronische Visitenkarte. Verlinken Sie diese Karte dann unmittelbar auf Ihrer Kontaktseite. Mit zwei Klicks können die Besucher Ihre Adressdaten nun übernehmen.