Praxis: E-Mail mit Notebook & PDA
E-Mail immer und überall

Der mobile Alltag

Praxis: E-Mail mit Notebook & PDA

Die Kommunikation per E-Mail hat sich so in den modernen Alltag geschlichen, dass viele Anwender unterwegs den Zugriff auf die elektronische Post vermissen. Dabei lassen sich E-Mails mit Notebook, PDA und Handy auch mobil empfangen und versenden.

Wer den vollen Bedienkomfort und Leistungsumfang von Mailprogrammen à la Outlook und die uneingeschränkte Bearbeitung empfangener Datei-Anhänge nicht missen möchte, muss allerdings mit einem ausgewachsenen Notebook auf Reisen gehen. Zur Verbindung zum Internet lassen sich dann Wireless-LAN-Hotspots nutzen. Alternativ wählt man sich über eine Mobilfunk-Datenverbindung per GPRS oder über das schnelle UMTS ein.

Handy als Modem

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Besser ausgestattete Mobiltelefone (häufig als Business-Handys bezeichnet) lassen sich vom Notebook als GPRS- oder UMTS-Modem nutzen. Die Verbindung zum Rechner lässt sich per Infrarot, USB-Kabel oder Bluetooth herstellen. Infrarot (Irda) verliert zusehends an Bedeutung, weil die in Handys und Notebooks eingebauten Sender/Empfänger meist nur 115 200 Bit/s übertragen. Für GPRS-Verbindungen (Höchstgeschwindigkeit derzeit: 53 600 Bit/s) reicht das zwar aus, UMTS-Downlinks mit bis zu 384 000 Bit/s werden durch diese lokale Transferrate aber empfindlich gebremst. Deshalb befindet sich bei vielen UMTS-Handys ein USB-Kabel im Lieferumfang. Ist dies nicht der Fall, gibt es die Datenkabel meist als Zubehör für Preise zwischen 20 und 50 Euro.

In vielen Datenfunk-tauglichen Mobiltelefonen ist inzwischen der Kurzstreckenfunk Bluetooth eingebaut, der einen Datendurchsatz von 732 000 Bit/s erreicht. Deshalb sollten Notebook-Käufer darauf achten, dass auch der mobile Rechner über einen Bluetooth-Adapter verfügt. Bei Bedarf lässt sich der Blauzahn-Funk im Notebook mit einem USB-Adapter oder einer PC-Card nachrüsten (ab 20 Euro). Generell gilt: Deaktivieren Sie Bluetooth am Handy nach beendeter Verbindung mit dem Notebook, da sonst andere Bluetooth-Geräte ihre Daten auf dem Mobiltelefon auslesen können.

Funkmodem auf Sendung bringen

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Liefert der Handy-Hersteller spezielle Treiber und Tools mit, sollten Sie diese auf dem Mobil-PC installieren, bevor Sie Notebook und Handy verbinden. Zwar lässt sich die Anbindung ans Daten-Handy auch mit Windows-Bordmitteln erledigen, doch die Hersteller-Tools bieten bei der Konfiguration von GPRS-/ UMTS-Verbindungen mehr Komfort.

Anschließend verbinden Sie Handy und Notebook miteinander. Zur Infrarot-Anbindung legen Sie das Handy mit aktivierter Irda-Schnittstelle in die Nähe der Infrarot-Schnittstelle des Notebooks. Für Kabel-Verbindungen stecken Sie das USB-Datenkabel an Handy und Notebook ein.

Bluetooth-Verbindungen erfordern eine dauerhafte Gerätekopplung. Dabei hilft der Assistent zum Hinzufügen von Bluetooth-Geräten, der seit Service-Pack 2 Bestandteil von Windows XP ist. Richten Sie hier eine Geräteverbindung nach dem Bluetooth-Profil Dialup Networking (DUN) ein. Im Verlauf der Kopplung gibt der Assistent einen sicheren Schlüssel vor, den Sie durch Eingabe auf dem Handy bestätigen. Zu einigen Bluetooth-Adaptern oder Windows-Installationen vor SP 2 gibt es herstellereigene Tools, die im Wesentlichen dieselbe Funktion ausführen. Steht die Verbindung zwischen Notebook und Handy, richtet der Hardware-Assistent einen Modemtreiber fürs Handy ein. Bei einer Hersteller-Software verwendet Windows den handyeigenen Treiber.

Ein in der Systemsteuerung installiertes Modem-Tool dient dann meist dazu, die GPRS-/UMTS-Parameter für Ihr Handy-Netz einzustellen. Wenn Sie mit Windows-Bordmitteln arbeiten, wird ein Standardmodem angelegt. Die Einstellungen für das Handy-Netz müssen Sie hier mit einem Modem-Initialisierungsbefehls unter Erweitert bei den Eigenschaften des Modems eintragen.

Anschließend richten Sie in den Netzwerkverbindungen eine Einwahlverbindung für das Handy-Modem ein. Die Konfigurationsdaten für GPRS und UMTS sind dabei identisch. Verwenden Sie den Benutzernamen und das Pass-wort aus der Tabelle, unten. Außerdem müssen Sie in den Eigenschaften des TCP/IP-Protokolls die für Ihr Mobilfunknetz gültigen DNS-Serveradressen eintragen. Die Rufnummer lautet für alle GPRS- und UMTS-Verbindungen *99#.

Wer häufig Mobilfunk-Datenverbindungen nutzt, sollte sich die von allen deutschen Netzbetreibern angebotenen UMTS-/GPRS-Cardphones anschauen. Ihre Bedien-Software vereinfacht die Einwahl und erlaubt den bequemen Wechsel zwischen WLAN-Hotspots und UMTS/GPRS. Solche Cardphones benötigen zwar eine separate SIM-Karte, dafür bleibt der Anwender auch während der Internet-Verbindung auf seinem Handy erreichbar.

Outlook unterwegs

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Mail-Programme wie Outlook bieten bei mobilen Internetverbindungen dieselben Funktionen wie auf einem stationären PC. So können ohne weiteres in einem Durchlauf mehrere Mailserver abgefragt werden. Die Mailkonten richten Sie wie gewohnt ein, indem Sie die Adressen für Sende- und Empfangsserver sowie die Login-Daten Ihres Postfachs in dem unter Extras/E-Mail-Konten verfügbaren Assistenten eintragen.

Für den mobilen Mailempfang sollten Sie einige Vorkehrungen treffen. Denn schließlich soll bei den vergleichsweise langsamen GPRS-Verbindungen, die oft nach Datenmenge abgerechnet werden, Onlinezeit und Datenvolumen nicht für das Herunterladen launiger Powerpoint-Scherze draufgehen. Beim mobilen E-Mailen ist es daher sinnvoll, die Größe abgerufener Mails zu beschränken. In Outlook 2003 und anderen Mailprogrammen lässt sich eine solche Beschränkung einrichten. Zudem können Sie in Outlook Übermittlungsgruppen definieren und darin für den Abruf per Datenfunk andere Einstellungen zum Beispiel eine Größenbeschränkung vornehmen als für den Mail-Abruf zu Hause oder an WLAN-Hotspots.

Die nötigen Einstellungen finden Sie unter Extras/Senden/Empfangen/Übermittlungseinstellungen/Übermittlungsgruppen definieren unter Ordneroptionen/Nur Kopfzeilen downloaden… Rufen Sie die E-Mails zusätzlich auf einem stationären PC ab, sollten Sie bei POP3-Konten in den Kontoeigenschaften auf der Registerkarte Erweitert die Option Kopie aller Nachrichten auf dem Server belassen einschalten. So lassen sich die unterwegs gelesenen Nachrichten zur Archivierung später am Heim-PC abrufen. Sinnvoll ist das aber nur, wenn der Mailserver ausreichend Platz für die während der Reise auflaufenden Mails bietet.

Praxistipps für mobiles E-Mailen

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Für den mobilen Abruf sind IMAP4-Mailkonten praktischer als POP3-Konten. Sie erlauben die gleichzeitige Abfrage von mehreren Rechnern und gestatten interaktiven Zugriff auf das E-Mail-Postfach. In Outlook bewirkt die Funktion Senden/Empfangen dann, dass Kopien der eingegangenen Mails vom Mailserver heruntergeladen werden. Diese lassen sich wie gewohnt lesen, in Ordner verschieben, weiterleiten oder beantworten. Werden die Mails nicht in einem lokalen Ordner gespeichert, existieren die Kopien aber nur, bis Outlook beendet wird. Für das Löschen einer Mail auf dem Server kennzeichnen Sie sie durch einen Klick auf Löschen in der Werkzeug-Leiste von Outlook.

IMAP4-Postfächer bieten inzwischen viele Mailprovider an wie etwa 1&1 oder Arcor, sowie auch große Freemailer wie Web.de, GMX oder Freenet.

Nützlich für mobilen Mailabruf sind auch die von vielen Providern angebotenen Sammeldienste. Sie fragen in Intervallen mehrere Accounts ab und sortieren die Mailflut dabei gleich nach cleveren Filterregeln.