Microsoft Office 2007Leichter Büroalltag mit Office 2007
Warum ein Upgrade?
Microsoft Office 2007
Texte schreiben, in Tabellen rechnen und Präsentationen anfertigen ? das alles kann Office schon seit jeher. Warum also ein teures Upgrade, das auch noch eine Umgewöhnung verlangt? Profis und Gelegenheitstipper profitieren gleichermaßen von den vielen sinnvollen Neuerungen, mit denen sie Zeit sparen und sich mehr auf die Inhalte konzentrieren können.
1. Office: Neues XML-Dateiformat
Word, Excel und Powerpoint speichern Daten standardmäßig im neuen Format Office Open XML. Den bisher bekannten Datei-Endungen wird dabei ein X (für XML) angehängt, sie heißen also DOCX, XLSX oder PPTX. Intern besteht ein Dokument aus mehreren Dateien, die platzsparend in ZIP-Containern zusammengepackt werden: Hängen Sie an eine Office-Open-XML-Datei das Suffix ZIP an, können Sie mit einem Packprogramm einen Blick in deren Aufbau werfen.
Als Schutz vor Makroviren dürfen Office-Open-XML-Dateien keinen ausführbaren VBA-Code enthalten. Dokumente, die Makros enthalten, versieht Word zum Beispiel mit der Endung DOCM. Benennt ein Hacker eine solche Datei nach DOCX um, reagiert Word beim Öffnen korrekt mit einer Fehlermeldung.
2. Office: Versteckte Inhalte entfernen
In der Vergangenheit gab es spektakuläre Fälle, in denen geschwärzte Word-Dokumente geheime Informationen preisgaben. Auch konnte ein Personalchef aus der Dokumenthistorie einer elektronischen Bewerbung ersehen, bei welchen Firmen sich der Kandidat noch beworben hatte. In Office 2007 befreit der Dokumentinspektor beim Speichern die Dateien von ausgeblendetem Text und persönlichen Kommentaren. In älteren Office-Versionen kann man die Funktion nachrüsten (office.microsoft.com/de-de/downloads/CD010773571031.aspx).
3. Office: Stufenlos zoomen und mehr
In der Statusleiste am unteren Bildrand blenden die Office-Applikationen nützliche Infos ein ? in Word die Anzahl der getippten Wörter, in Excel die Zahl der markierten Zellen. Zudem liegen in der rechten Hälfte der Statusleiste verschiedene Steuerelemente, über die Sie die Ansicht umschalten können. Besonders nützlich: das beinahe stufenlose Zoom zur Anpassung der Bildschirmdarstellung. Per Rechtsklick auf die Statusleiste fügen Sie weitere Funktionen hinzu, etwa Infos über Zeilen- und Spaltennummer oder einen Knopf für die Aufzeichnung von Makros.
4. Word: Formelsatz für Profis
Word 2007 enthält nun einen äußerst leistungsfähigen Formeleditor. Klicken Sie im Einfügen-Register auf den Pfeil unterhalb von Formel, klappt ein Katalog mit einigen wichtigen mathematischen Formeln auf. Wählen Sie hingegen das Pi-Symbol (p), gelangen Sie zur Registerkarte mit den Formeltools. Dort finden Sie einen Katalog mit Sonderzeichen, aber auch komplexere Strukturen wie Bruch, Wurzel oder Matrix.
Bild: In der Statusleiste platzieren Sie nützliche Informationen und Funktionen.
5. Word: Texten mit Bausteinen
Microsoft Office 2007
Textbausteine helfen, wiederkehrende Elemente wie Briefköpfe, Logos oder oft benutzte Textpassagen mit wenig Aufwand in ein Dokument zu integrieren. Um einen Text oder eine Grafik als Baustein zu speichern, markieren Sie den betreffenden Abschnitt. Soll auch die Absatzformatierung mit gespeichert werden, markieren Sie ebenfalls die abschließende Absatzmarke (¶). Gehen Sie dann auf der Einfügen-Registerlasche auf Text/Schnellbausteine/Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern. Der so gespeicherte Inhalt erscheint dann ab sofort im Auswahlkatalog unter Einfügen/Text/Schnellbausteine.
6. Excel: Mehr Platz fürs Big Business
Die bisherige Beschränkung in Excel auf maximal 64 000 Zeilen und 256 Spalten fällt mit Office 2007 weg. Tabellen können nun 1 048 576 Zeichen und 16 384 Spalten umfassen. Umfangreichen Hilfstabellen für Berechnungen steht damit so schnell nichts mehr im Weg.
7. Excel: Praktische Layoutansicht
Große Tabellen in Excel sinnvoll auf mehrere Seiten zu verteilen, bedurfte bisher oft mehrerer Probeausdrucke. Über Ansicht/Arbeitsmappenansichten/Seitenlayout gelangen Sie in die neue Seitenlayoutansicht, die die genaue Aufteilung zeigt. Gleichzeitig können Sie dort direkt Änderungen an den Inhalten vornehmen, ohne erst in die normale Ansicht zurückzukehren.
8. Outlook: Alle Aufgaben auf einen Blick
In Outlook erscheint jetzt zusätzlich am rechten Fensterrand die neue Aufgabenleiste. Neben einem Kalender und den Terminen aus Outlook zeigt diese auch Aufgaben aus One Note 2007, Project 2007 und Share Point Server 2007 an. Jedem Eintrag können Sie eine individuelle Farbe zuweisen. Ein Mausklick auf den Doppelpfeil am oberen Bildschirmrand minimiert die Leiste.
9. Outlook: Lookout-Suche integriert
Die schnelle Lookout-Suche, die bisher über ein Add-in nachgerüstet werden konnte, ist nun fest in Outlook 2007 integriert. Aktiviert wird sie über Extras/Sofortsuche/Sofortsuche oder per Tastaturkürzel [Strg]+[E]. Unter Windows XP und Server 2003 muss jedoch noch die Komponente für die Windows-Desktopsuche installiert werden (support.microsoft.com/?kbid=917013).
Bereits während der Eingabe eines Suchbegriffs filtert die Sofortsuche alle relevanten Mails heraus und markiert den Suchbegriff sowohl im Betreff als auch im Nachrichtentext.
10. Powerpoint: Immer die passenden Farben
Verwenden Sie für Präsentationen keine Vorlage mit dem Corporate Design Ihrer Firma, gibt Powerpoint Hilfestellung zur professionellen Gestaltung. In der Registerkarte Entwurf stehen verschiedene Designvorlagen zur Wahl, die Sie farblich nach Ihren Wünschen variieren können. Um farbliche Fehlgriffe zu verhindern, sind bereits verschiedene Farbschemata vordefiniert. Zusätzlich kann der Stil des Hintergrunds durch Farbverläufe oder andere Effekte angepasst werden, um auch mit Standardvorlagen zu einem individuellen Ergebnis zu gelangen.