Pflichtangaben in Geschäfts-E-Mails
Vorsicht Abmahngefahr
Neues Gesetz für Firmen-E-Mails
Pflichtangaben in Geschäfts-E-Mails
Von der Öffentlichkeit fast völlig unbemerkt ist am 1. Januar diesen Jahres ein neues Gesetz für E-Mails in Kraft getreten ? mit weitreichenden Konsequenzen. Ob Angebot, Bestellung, Kündigung, Lieferscheine oder Quittungen ? ab sofort müssen geschäftliche E-Mails bestimmte Informationen über das Unternehmen enthalten. So fordert es das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHGU). Betroffen sind alle Unternehmen, auf die das HGB, AktG oder GmbHG anwendbar ist.
Wer die Pflichtangaben nicht in seine Mails aufnimmt, riskiert nicht nur bis zu 5000 Euro Bußgeld vom Registergericht, sondern vor allem auch kostenpflichtige Abmahnungen von Mittbewerbern. Denn einem Konkurrenten, der seine Geschäfts-Mails nicht hinreichend kennzeichnet, könnte unlauterer Wettbewerb vorgeworfen werden.
Wirklich neu ist das Gesetz nicht. Für papierne Geschäftsbriefe galten die Vorschriften schon immer. Aber jetzt wurde ein entscheidender Passus geändert: »Geschäftsbriefe gleichviel welcher Form«. Damit ist ausdrücklich klargestellt, dass die Regelungen (§§ 37a und 125a HGB, §35a GmbHG, § 80 AktG) auch für gewerbliche E-Mails gelten.
Die Verunsicherung ist groß
Doch die wenigsten kennen das neue E-Mail-Gesetz. Das belegen auch die bei PC Professionell eingehenden E-Mails von Agenturen und IT-Unternehmen. Lediglich in einer einzigen Mail fanden sich die Pflichtangaben.
Eine gewisse Mitschuld am Informations-GAU trifft unter anderem Lobbyverbände wie den Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI), die den Sachverhalt nicht ausreichend publik gemacht haben.
Dass die Verunsicherung groß ist, bestätigt auch Rechtsanwältin Sabine Boksanyi von der Kanzlei Taylor Wessing in München. Viele Firmen fragen sich, für wen und für welche Mails die Regelungen gelten. Muss jeder Angestellte dieses im E-Mail-Header führen? Muss beispielsweise ein Newsletter das neue ausführliche Impressum enthalten? Letzteres ist selbst unter Juristen umstritten.
Keine Regel ohne Ausnahme
Von der neuen Vorschrift betroffen sind alle, ausgenommen Privatpersonen und Freiberufler (Details siehe Kasten). Das Gesetz gilt für alle geschäftlichen E-Mails, die an einen bestimmten Empfänger gesendet werden. Darunter fallen also sogar einfache Bestellscheine für Waren. Doch jede Regel hat ihre Ausnahme. Nicht betroffen davon sind nämlich E-Mails im Rahmen bestehender Geschäftsverbindungen, für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden. Darunter könnten beispielsweise Auftragsbestätigungen oder Mahnungen fallen.
Klein beigeben?
Wer jedoch keinen Rechtsstreit provozieren will, sollte im Zweifelsfall die Pflichtangaben einfügen.
Wichtig ist auch, wo diese stehen. Das Gesetz verlangt die Angaben auf dem Geschäftsbrief selbst. Daher reicht ein bloßer Link auf das Impressum der Webseite des Kaufmanns oder Unternehmens nicht aus, selbst wenn jeder Empfänger einer E-Mail auch über einen Internetzugang verfügen dürfte.
Es empfiehlt sich darum, eine Signatur oder einen Textblock mit den Angaben einzurichten, der jeder gewerblichen E-Mail beim Absenden automatisch angehängt wird. Eine gute Nachricht gibt es in dem Vorschriftendickicht zu vermelden: Von einer Regelung der Schriftart und Schriftgröße hat der Gesetzgeber abgesehen.
Die erste Welle
Wie wichtig es ist, die durch das Gesetz verlangten Angaben zu machen, zeigt eine erste Abmahnwelle, die jetzt deutsche Webhoster überrollt. Abmahnender ist der SMS-Dienstleister und Domainhändler Iglusoft Medien GmbH. Dessen Geschäftsführer Patrick Lamberti begründet sein Vorgehen damit, dass Kunden bevorzugt bei Anbietern lokaler Märkte kaufen würden. Würde in E-Mails nicht deutlich kommuniziert, aus welchem Land die Firma stammt, könnten sich Wettwerbsvorteile abzeichnen. Zugleich scheut sich Lamberti nicht, von den Abgemahnten knapp 150 Euro Aufwandsentschädigung zu verlangen.
Pflichtangaben in Geschäfts-E-Mails
GmbH: Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, zuständiges Registergericht des Sitzes der Gesellschaft, Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer und gegebenenfalls der Aufsichtsratsvorsitzende mit Vor- und Nachnamen. Falls Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht werden, sind das Stammkapital und der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben.
Aktiengesellschaft: Rechtsform, Sitz der Gesellschaft, zuständiges Registergericht, Handelsregisternummer, alle Vorstände und der Aufsichtsratsvorsitzende.
Kaufmann: Firma mit Rechtsform, Ort der Handelsniederlassung, zuständiges Registergericht und Handelsregisternummer. Wer vom Gesetz betroffen ist: alle deutschen Kaufleute und deren Angestellte, vom Einzelkaufmann über Personengesellschaften bis zu Kapitalgesellschaften sowie Zweigniederlassungen ausländischer Gesellschaften.