Datenarchivierungspflicht größtenteils vernachlässigtFinanzamt bestraft Backup-Muffel

Paragraphendschungel bei Speichergesetzen

Datenarchivierungspflicht größtenteils vernachlässigt

Dass kleine und mittelständische Unternehmen den gesetzlichen Vorgaben, ihre steuerrelevanten Unterlagen für Betriebsprüfungen elektronisch verfügbar zu halten, kaum nachkommen, liegt nicht nur an der “Übergangsfrist”, die der Fiskus erlaubt, sondern auch am mangelnden Bewusstsein der Firmen.

Wenn die “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen”, kurz GDPdU, aber längerfristig nicht eingehalten werden, drohen “weitreichende Sanktionen durch Fiskus”, leckt sich schon das Software-Unternehmen AvenData in seinen Pressmitteilungen die Finger. Die Firma hat ein Portal zum Thema aufgebaut, um den noch weitgehend offenen Markt abzugrasen. Die größeren Storage-Anbieter konzentrieren sich noch zu stark auf die lukrativeren Angebote für Großunternehmen.

Der Betriebsprüfer des Finanzamts kann ben auch bei den Kleineren vorbeikommen und beruft sich auf § 147 Abs. 6 und § 146 Abs. 5 der Abgabenordnung – demnach muss jeder Gewerbetreibende schon seit Januar 2002 – ohne Einschränkung hinsichtlich Größe und Art des Unternehmens (!) – steuerbezogene Informationen bis zu zehn Jahre in “digital auswertbarer und strukturierter Form” aufbewahren.

Wie alle Gesetze lässt auch dieses einigen Spielraum zu, doch zeitraubendes Sichten unzähliger Mikrofilme und Aktenordner durch Finanzbeamte und Wirtschaftsprüfer kostet eben wertvolle Zeit – Unternehmens-Content-Management (ECM = Enterprise Content Management) und die passenden Storage-Lösungen sollten selbst die kleinsten Dokumentationslücken vermeiden und viel Zeit sparen.

Unzureichende Sachkenntnis

Datenarchivierungspflicht größtenteils vernachlässigt

Heute, fünf Jahre nach Inkrafttreten der Verordnung, schätzt AvenDATA, Anbieter des Online-GDPdU-Portals, dass nur drei bis fünf Prozent der mittelständischen und kleineren Firmen mit einer “adäquaten Archivierungssoftware” ausgestattet sind. Dagegen legen siebzig bis achtzig Prozent der Großunternehmen und Konzerne ihre Daten bereits im erforderlichen Format vor.

Ein Grund für die noch sehr niedrige Beteiligungsquote sei die Unkenntnis der gesetzlichen Bestimmungen, die vor allem durch das Untergehen des Themas während der gleichzeitigen Euro-Umstellung bedingt war. Auch die seinerzeit noch sehr hohen Kosten für erforderliche Archivierungs-Soft- und Hardware sei ein Grund dafür, erklärt die Firma in ihren Werbematerialien. Sie hat offenbar Recht: Selbst bei Steuer- und Vermögensberatern und sogar in den Finanzämtern sind auf Anfragen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen nur schwerlich Informationen erhältlich – was eine unzureichende Sachkenntnis aller betroffenen Parteien signalisiert. Unwissenheit schützt allerdings nicht vor Strafe: Unternehmen, die der gesetzlichen Pflicht nicht nachkommen, erwarten weitreichende Sanktionen.

Laut Oliver Heyder-Rentsch, Sprecher Steuerpolitik des Finanzministeriums, müssen Firmen mit straf- und bußgeldrechtlichen Ahndungen sowie Versagung der gesetzlichen Steuervergünstigung und Schätzungen rechnen, wenn GDPdU-Richtlininen nicht erfüllt werden. Um derartigen Strafen vorzubeugen, wenden sich Firmen immer häufiger an zahlreiche Technik- und EDV-Anbieter.

Max Kühne, Geschäftsführer der Tecowin GmbH in Wanzleben, eines der Unternehmen, die entsprechende Services anbieten, erklärt: “Mittlerweile sind zahlreiche zufriedenstellende Lösungen”. Gkionntes Markeing: Er nenn die von Wirtschaftsprüfern verwendete Prüfsoftware IDEA, und die ist zufällig von AvenData, deren Produkte Kühne vertreibt und die mit ihrer Software auch die Mittelständler erreichen will.

Um seröser zu wirken, nennt er auch Anwendungen wie DBase und DATEV sowie Datenmanagement- und Analyse-Plattform für den Microsoft SQL-Server, die selbst für Unternehmen mit schlankerem Budget bezahlbar sind. Dabei könnten steuerrelevante Unterlagen im Rahmen einer Datensicherung ausgelagert, durch die Anwendungssoftware selbst für eine externe Speicherung aufbereitet und verwaltet oder in ein externes, unabhängiges Archivsystem weitergeleitet werden: “Professionelle Daten-Archivierung sollte sich durch Faktoren wie qualitativ und quantitativ vergleichbare Auswertungsoptionen, die technischen Möglichkeiten und den hierfür notwendigen Investitionsrahmen des betroffenen Betriebes immer unternehmensspezifisch orientieren. Eine interessante Alternative zu einer eigenen Serverlösung ist für kleine und mittelständische Unternehmen auch ‘Hosted Exchange’ . Hierbei übernimmt ein externer Software-Dienstleister wie BlackBerry Verarbeitung und Verwaltung von unter anderem Nachrichten, Kontakten und Terminen. Vorteil dabei ist der client- und ortsunabhängige Zugriff innerhalb einer Arbeitsgruppe auf gespeicherte Daten wie Dokumente, Aufgabenlisten, Notizen und E-Mails”, erklärt Kühne in themengerecht langen Bandwurmsätzen. Hosted Exchange ist bei zahlreihen Anbietern erhältlich, wie eine Google-Suche zeigt – selbst die altehrwürdige Deutsche Telekom ist dabei.

So greift der Fiskus auf die Daten zu

Datenarchivierungspflicht größtenteils vernachlässigt

Drei Arten des Zugriffs hat das Finanzamt bei Prüfungen zur Wahl. Zum einen den unmittelbaren Datenabruf, bei dem Finanzbeamte selbstständig vor Ort auf dem Datenverarbeitungssystem des zu prüfenden Unternehmens arbeiten. Zum anderen den mittelbaren Datenzugriff, bei dem Steuerpflichtige ihre Daten nach Vorgaben der Finanzbehörde selbst maschinell auswerten oder von Dritten auswerten lassen, während der Prüfer nur beobachtet. Bei der Datenträgerüberlassung letztendlich muss die überprüfende Firma einen maschinell auswertbaren Datenträger wie etwa eine CD-Rom zur Verwertung überlassen.

Gewünschte Datenformate sind dabei unter anderem ASCII, EBCDIC, Excel und Access. Falls erforderlich, steht es dem Finanzbeamten frei, auch mehrere Möglichkeiten nebeneinander in Anspruch zu nehmen. Kosten hierfür trägt ausnahmslos der Steuerpflichtige, der wenigstens keinen Datenmissbrauch befürchten muss, denn alle überlassenen Dateien werden spätestens nach Bestandskraft der aufgrund der Außenprüfung ergangenen Bescheide vollständig gelöscht.

Zahlreiche betroffene Unternehmen geben Probleme wie die Fragen nach der Steuerrelevanz von Daten an. Zudem treten bei Firmen häufig Unsicherheiten über den Umfang der Mitwirkungspflicht, die Nutzung der im DV-System vorhandenen Auswertungsprogramme und allgemeine Zweifel am Datenaustausch (etwa die Virenproblematik) auf.

Saskia Bonenberger, Wirtschaftsprüferin bei der Wirtschaftsprüfungs-, Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Rödl & Partner, berichtet über folgende Erfahrungswerte: “Mittelständler, die sich noch nicht zu einem EDV-Projekt nach GDPdU-Norm durchringen konnten, stellen bei Prüfungen mehr als die notwendigen Daten zur Verfügung. Dadurch kommt es häufig zu Mehrergebnissen, aus denen sich vermeidbare Steuerbelastungen für das Unternehmen ergeben.”

Gut vorbereit
ete Speicherung spart Kosten

Datenarchivierungspflicht größtenteils vernachlässigt

Wer also seine Daten klar strukturiert und gut sichert, ist klar im Vorteil.. Wer unsicher in der Frage der steuerrelevanten Daten ist, sollte die bei Betriebsprüfung zu übergebenden digitalen Unterlagen zumindest von einem Berater abwägen lassen um den Ablauf einer betrieblichen Steuerüberprüfung zu simulieren.

Kühne formuliert als Schlusswort zu seiner Eigenwerbung: “Betriebe sollten sich vor dem Fiskus-Besuch auf die GDPdU vorbereiten. So beschleunigte Steuerprüfungen liegen wohl im Interesse aller Beteiligten.”. So könnten es auch seine zahlreichen Mitbewerber sagen.

Wichtig ist, sich zuvor zu informieren, die Daten übersichtlich zu strukurieren und die passende Speicherlösung dazu auszuwählen. Anbieter wie die auf Microsoft-Lösungen spezialisierte Gingkom oder IBM mit seiner Speicherlösung DS3200 – Hqrdware mit integrierter Speichermanagement-Software – sind nur den Anfang. Ohne fachliche Beratung durch unabhängige Systemhäuser (also Firmen, die dem Kunden nicht nur “ihre” Lösung verscherbeln wollen) ist in den meisten Fällen kein Kostenersparnis mögich. Bleibt nur ein Stolperstein: Mittelständler haben oft nicht genug liquide Mittel für einen solchen Berater.