Kommunikationstool Revolver7
Ohne Schnellschuss zur Büroarbeit

Plattformübergreifendes Büropaket

Kommunikationstool Revolver7

Die Software läuft in der Windows- und Apple-Welt, auch in gemischter Konstellation. Die auszuwählende Lizenzzahl ist nicht an bestimmte Rechner gebunden, sondern bestimmt die Zahl von Nutzern, die sich gleichzeitig am Server anmelden können. Die kostenlose Demo-Version bietet 1000 Posten für den Test.

Grundlegendes
Revolver Office 7 punktet durch intuitive Bedienung und praxisnahe Struktur. Sämtliche Bereiche sind vernetzt: E-Mails, Aufgaben und Termine lassen sich per Einstellung oder Drag&Drop Projekten zuordnen. Eine Stoppuhr registriert Arbeitszeiten und ordnet sie Projektschritten zu. Projekte lassen sich unter andrem zu Angeboten, Rechnungen oder Reports umwandeln.

Daten sichert Revolver in einer verschlüsselten Datenbank. Tägliche Backups legt das Programm grundsätzlich an, wählbar sind 3 bis 14 Sicherungs-Zyklen.

E-Mail
Der erste Punkt im Menü Organizer ist die E-Mail.

In der rechten Menüleiste unter dem Punkt Status-Filter finden sich neben Standards wie Neu, Papierkorb und Ausgang die Postkörbe Heute Aktuell und Aktuell. Sie sind eine pfiffige Idee, denn sie bilden automatisch eine To-Do Liste. Gesetzt wird ein Status per Check-Box oder wenn eine Mail einem Projekt zugeordnet wird.

Das Mail-Fenster ist quer geteilt. Der obere Teil zeigt die Mail-Liste, unten ist der Inhalt der aktiven Mail zu sehen. Ein Spam-Filter soll im Verlauf des ersten Halbjahres 2008 nachgereicht werden. Im Admin-Bereich lassen sich jedoch passende Regeln definieren. Nachgereicht wird laut Herteller auch ein neues Mail-Formular, das Schriftformatierungen ermöglicht und eine Rechtschreibkontrolle integriert.

Mehr als Outlook

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Adressen
Die Adressverwaltung legt den Fokus auf Firmen und ordnet Personen diesen unter. Einzelpersonen lassen sich ebenfalls eintragen, neben Namen und persönlichen Rufnummern gibt es auch Felder für Geburtstage und Präsentkategorien. Wer Kategorien für Instant Messaging und anderes vermisst, kann sie in der Administration nachtragen. Irritierend ist, dass die Geburtstage mit Tag und Monat im Format TT/MM, aber ohne Jahr eingetragen werden. Spätestens bei verpassten Jubiläen erweist sich das als verbesserungsfähig. Die Synchronisation mit dem Adressbuch von Mac OS ist als Checkbox vorgesehen, aber noch nicht aktiviert.

Kalender und Aufgaben
Bei Kalender und Aufgaben zeigt sich am deutlichsten, was Revolver Office von den Outlooks dieser Welt unterscheidet: Ohne aufwändig zu installierende Exchange-Server zeigt es außer dem eigenen auch die Kalender von Kollegen und Teams. Die Tag/Wochen/Monats-Ansicht ist um die Projektwoche ergänzt, sie zeigt aktuell zu erledigende Projektschritte. Bestehende Kalender in Mac OS X oder Windows lassen sich mit Revolver synchronisieren.

Aufgaben lassen sich derzeit nur händisch erstellen. Als praktisch erweist sich das aber dann, wenn die Funktion “Aufgabe” für E-Mails freigeschaltet ist, um Aufgaben direkt aus Mails zu erstellen.

Die Brief&Memo Kategorie des Organizers hält Geschäftskorrespondenz im direkten Zugriff des Systems. Damit sich die Revolver-Texte nicht von den bisherigen Papieren unterscheiden, lassen sich im Design-Modus Briefvorlagen mit Formatierungen und sogar vollständig designte Vorlagen erstellen.

Kunden und Projekte im Griff

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CRM für Kundenbindung

Das CRM-Tool ist für Akquisition, Reklamation und Information vorgesehen. Es liefert tabellarisch aufbereitet Informationen zu Datum, Inhalt und Person einer Äußerung, Verknüpfung mit Projekten ist möglich. Der Bereich Informationen kann prinzipiell auch als Tool für interne Kommunikation über reine Kunden-Infos hinaus genutzt werden.

Aspekte wie automatische Benachrichtigungen über Geburtstage von Kunden und Geschäftspartnern sind dagegen noch nicht integriert Hier soll aber nachgebessert werden, versichert Hersteller Mono Systems.

Projekte

Schön ist, dass sich aus dem Dialog für Projekteinträge direkt neue Kunden und Ansprechpartner anlegen lassen. Misslich ist, dass hier wie auch an anderen Stellen nach dem Klick auf “Sichern” der User nicht zurück an den Ausgangspunkt seiner Aktion kommt, sondern im Hauptfenster landet. Die alte Arbeit wieder aufzunehmen erfordert den Klick auf einen Link in der Fußleiste.

Die Projektübersicht lässt sich filtern, die Kategorien sind analog zu denen des Mail-Moduls. Dazu kommen Filter nach Benutzern, Dokumenttyp, eine Detailsuche und Felder, um Stornos und untergeordnete Projekte auszublenden. Den Status der einzelnen Projekte zeigt für Termintreue, erledigte Schritte und Zeitkonto je ein Kreis, der abhängig vom Status in den Ampelfarben grün, gelb und rot gefärbt ist.

Die Stoppuhr für Projektschritte macht den Stundennachweis gegenüber Kunden wie auch die interne Abrechnung und Auswertung von Gewinn und Verlust einfacher. Leider ist sie aktuell nur ein kleines Icon im unteren rechten Fensterrand. Schön wäre, die Stoppuhr als schwebende Palette zu zeigen, sie an Dokumente koppeln zu können und/oder in der Menüleiste einen Schalter und einen Mini-Uhr zu haben. Auch ein Hinweis “Kein Timer aktiv” wäre prima.

Buchhaltung, Reports und mehr

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Faktura

Die Abteilung Faktura ist aufgeteilt in Artikel, Einkauf, Verkauf und Zahlungen. Der Faktura stehen diverse Filter zur Verfügung, die sich im Admin-Bereich erweitern und modifizieren lassen, wie auch Produktlisten, Rabattstaffeln und anderes mehr. Es fehlt allerdings die Übertragung von Daten an das Finanzamt; Revolver empfiehlt den Daten-Export an MonKey Bilanz als Spezialisten für die Buchhaltung.

Reports
Für Auswertungen ist der Bereich Reports zuständig. Er liefert Statistik-Daten und Prognosen für Projekte, zeigt Umsätze und Kosten, offene Posten, Liquiditäts-Veränderungen und Artikelbestände. Fragen nach fleißigen Mitarbeitern, lohnenden Arbeiten und lukrativen Kunden beantwortet Revolver Office 7 mit einem Mausklick.

Favoriten
Letzter Punkt der linksseitigen Navigation ist Favoriten. Aktuelle Projekte hier unterzubringen, ist sinnvoll, denn er zeigt alle mit dem jeweiligen Projekt verknüpften Mails direkt an. Sie lassen sich zum Beispiel auf Wiedervorlage legen oder Kollegen zuweisen. Kontakte aus dem Adressbereich akzeptiert Revolver nicht in der Liste. Schade ist auch, dass Ordner oder Dateien hier nicht mit Alias abgelegt werden können. Damit würden die Favoriten äußerst mächtige Arbeitshelfer.

Vorlagen für mehr als Texte

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Design-Modus

Der Design-Modus ist ein mächtiges Tool. Er schafft Vorlagen für alle Bereiche in Revolver. Vorlagen können auf bis zu drei Ebenen erstellt werden: Eingabeformulare, Druckformulare und Reports. Damit lassen sich Ergänzungen zu bereits bestehenden Regeln schaffen, beispielsweise dass
andere akademische Grade als Dr. und Prof. erfasst, aber nicht automatisch in Briefanreden verwandt werden.

Für Papiervorlagen arbeitet der Designer ähnliche einem DTP-Programm und bietet erstaunlich gute Möglichkeiten. Selbst Bilddateien für Logos verarbeitet er.

Ebenfalls möglich ist es, Formatvorlagen und Berechnungsgrundlagen mit dem Designer zu modifizieren. Die Programmierung geschieht mittels Feldern, die in bestehende oder neu zu erstellende Abläufe einzufügen sind.

Administrieren auch für Anfänger

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Adminstration

Die Administration von Revolver Office 7 ist umfangreich. Schade ist, dass Revolver im Dialog für neue Nutzer beim Administrator nicht automatisch das Feld für das Admin-Passwort einblendet. Wer es sucht, muss erst von Admin auf einen anderen Benutzertyp und wieder zurück klicken.

Über den Administrator-Dialog lassen sich neben Standards wie E-Mail Accounts und Usern auch in umfangreichem Maße deren Rechte vergeben.

Die Rechtevergabe kann pauschal nach Gruppe, Team, Funktion oder individualisiert erfolgen und umfasst alle relevanten Daten.

Maße und Klassen lassen sich nach Gusto an die eigenen Erfordernisse anpassen. Das ist ähnlich dem Design-Modus. Dazu lassen sich Daten mehrerer Firmen parallel in der selben Datenbank verwalten.

Netzwerkfähiges und laiensicheres Office

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Netzwerkfähigkeit
Revolver Office 7 ist netzwerkfähig und laiensicher. Als Client gestartet, kommt ein Anmeldefenster. User und Passwort eintragen, schon lässt sich arbeiten. Revolver sucht sich seinen Server eigenständig im Netz – auch ohne feste IP-Nummern. Server und Client können auf verschiedenen Betriebssystemen arbeiten, gemischte Infrastrukturen mit Mac und Windows sind möglich. Ein Vista-Client konnte beim Test problemlos auf einen Mac OS X 10.4 Server zugreifen. Lauf Hersteller können bis zu 100 Nutzer gleichzeitig die Datenbank nutzen.

Sicherheit / Externer Zugriff
Die SQL-Datenbank von Revolver ist in einem proprietären Verfahren 128-bit verschlüsselt, die Mail-Datenbank von den übrigen Informationen separiert. Alle Verbindungen sind verschlüsselt, der Handshake erfolgt in einem asynchronen Verfahren. Das gilt für das Intranet ebenso wie für Zugriffe aus dem Internet. Hierfür ist an der Firewall der entsprechende Port frei zu schalten.

Testergebnis Revolver Office 7

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Trotz kleiner Macken und Potenzial für Nachbesserungen erweist sich Revolver Office 7 als durchdachte und sehr intuitiv zu benutzende Software. Verknüpfungen lassen sich einfach per Drag and Drop erstellen. Der Mail-Client ist zugleich ein To-Do Tool. Projekte lassen sich schnell erstellen und über Projektkalender und grafische Aufbereitung sehr gut kontrollieren. Die Verknüpfung von Projekten mit Auftrags- und Rechnungsformularen spart viel Zeit. Der integrierte Designer überrascht mit vielfältigen Einflussgrößen für Individualisierung und im Papierbereich als kleines DTP-Programm. Die Reports schaffen weitreichende statistische Übersicht, obwohl sie natürlich nicht mit professionellen BI-Anwendungen konkurrieren können. Damit ist Revolver Office 7 nützlich für alle, deren Arbeit Ein- und Verkauf und als Projekte strukturierbare Arbeitsabläufe einschließt. IT-Spezialist muss hierzu niemand sein, und es ist auch kein Riesen Budget nötig.

Revolver Office 7
Hersteller: Mono Systems GmbH
Internet: www.revolver7.de
Preis: Einzellizenz 475 Euro, 5-er Paket 1795 Euro, 10-er Paket 3192 Euro, 20-er Paket 5586 Euro

Note: gut
Leistung (20%): gut
Ausstattung (40%): gut
Bedienung (40%): sehr gut

Systemvoraussetzungen:
Betriebssystem: Windows NT (nur 32 Bit)/XP/Vista, Windows 2000 (nur Admin), Windows 2003 (offiziell nicht unterstützt), Apple OS X 10.3 bis 10.5
PC – min. 256 MByte RAM (besser 512 MByte)
Mac – G4 oder Intel-Prozessor, min. 256 MByte RAM (besser 512 MByte)
Festplatte: mindestens 200 MByte freier Speicher