Adobe Acrobat 9 Pro Extended
Multimedia-Akrobatik für PDFs

PDF-Portfolios mit Multimedia-Dateien

Der neuen 9er Version von Acrobat merkt man die Übernahme von Macromedia durch Adobe an, obwohl sie schon ein Weilchen her ist: So wurde die Flash-Runtime in die PDF-Referenzapplikation integriert und mit 3D-Funktionalitäten kombiniert. Die Flash-Integration lässt voll interaktive PDF-Dokumente zu – mit kleinen Spielen, Applikationen, Animationen. PDF-Dokumente wachsen jetzt in so genannten Portfolios zu Multimedia-Containern zusammen, die Texte, Videos, Musik, Tabellen, 3D-Objekte, Flash-Widgets, Präsentationen, Umfragen und dynamische Inhalte mit Webanbindung beinhalten können. Der Vorteil: Alle Dateien sind in einem PDF-Container zusammengefasst und können von jedem Besitzer des kostenlosen Adobe Reader 9 betrachtet, kommentiert und signiert werden. Werden Inhalte nicht direkt im PDF-Dokument (zum Beispiel mit dem automatisch integrierten Media-Player) betrachtet, sondern in der nativen Applikation geöffnet und bearbeitet, lassen sich die Änderungen auch im PDF-Portfolio speichern und an weitere Nutzer verteilen.

Ein PDF-Portfolio erlaubt zudem vielfältige Designs: Unternehmen können ihr Corporate Design auf das komplette Portfolio anwenden, eine Startseite mit Text, Bild und Video sowie Inhaltsverzeichnisse gestalten und auf einfache Weise komplexe und interaktive Marketing-Unterlagen erstellen. Wer nur auf die Schnelle ein Bündel Dateien in einem PDF-Portfolio kombinieren will, wählt aus der Aufgabenspalte zum Beispiel das Layout für ein drehbares 3D-Inhaltsverzeichnis oder eine Listenansicht, erstellt eine Dachzeile mit Titel und Hintergrundbild, legt mit wenigen Klicks die Farbeinstellungen fest und speichert die PDF-Datei. Fertig. Dafür sind gerade einmal fünf bis zehn Minuten erforderlich – bei der ersten Benutzung. Die Bedienung erfolgt weitgehend intuitiv.

Spezialfunktionen mit Fun-Effekt

(1) Formulare per Assistent

In der Vergangenheit konnte das Erstellen von Formularen eine aufwändige und langwierige Angelegenheit werden. Acrobat 9 kommt Anwendern jetzt mit einem neuen Formular-Assistenten zu Hilfe. Besteht bereits eine Powerpoint- oder eine Word-Datei, lässt sich diese in Acrobat laden, automatisch analysieren und mit Schaltflächen wie Kontrollkästchen oder Eingabefeldern versehen und als interaktives PDF abspeichern. Formulare aus bereits bestehenden Dateien aufzubauen und mit vordefinierten interaktiven Bausteinen zu erweitern, beschleunigt den Vorgang spürbar. Einsteigern wird so jede Angst genommen, sich mit komplexen Formularen zu beschäftigen. Denn Anpassungen nimmt der Benutzer ähnlich einfach vor wie beim Erstellen einer Powerpoint-Datei.

Um Formulare zu verteilen, können diese an alle Einträge oder bestimmte Gruppen im Adressbuch verschickt werden. Die Empfänger benötigen lediglich den kostenlosen Adobe Reader, um die Formulare auszufüllen und abzuspeichern. Für die Datenerfassung notwendige Reader-Extensionen integriert Acrobat automatisch in die PDF-Dateien. Über spezifische Tracking-Daten erfasst Acrobat bei Bedarf, welche Empfänger das Formular noch nicht ausgefüllt haben, und veranlasst nach einer vorher festgelegten Frist eine Erinnerungs-E-Mail. Der Acrobat-Tracker kann den gesamten Prozess überwachen und die gewünschten Daten erfassen. Die Antwortdateien der Befragten wertet Acrobat aus und stellt die Ergebnisse auf Wunsch als detaillierte Tabelle dar, filtert Kommentare heraus und erlaubt, die Daten als Excel- oder Archivdatei zu speichern, zu ergänzen und zu aktualisieren. Das Ganze funktioniert mittels klassischer E-Mail-Kommunikation oder als gehosteter Online-Service.

(2) E-Learning mit Presenter

Mit Acrobat 9 Pro Extended liefert Adobe das Tool Presenter mit. Dieses integriert sich in Microsoft Powerpoint als eigenes Menü und ermöglicht das Erstellen von Quiz, E-Learning-Materialien, Tests und automatischen Auswertungen. Auf der Basis einer Powerpoint-Datei erstellen Prüfer über den Quiz-Manager ganze Prüfungskataloge mit Ja-/Nein-Fragen, Lückentexten, Multiple-Choice-Fragen und offenen Fragen. Fragen, Antworten, Punktevergabe, Klickoptionen, Multimedia-Material wie Audio- (nur MP3 oder WAV) und Videoclips sowie Benutzer-Interaktionen lassen sich strukturiert über Dialogfenster definieren. Einige Eingabebereiche sind dabei jedoch zu klein geraten und behindern die Übersicht. Ein direktes WYSIWYG-Bearbeiten in der Powerpoint-Folie ist noch nicht möglich, deshalb müssen Anwender die Lern-/Testeinheiten immer wieder prüfen. Und das funktioniert ebenfalls nicht direkt in Powerpoint, sondern über den Zwischenschritt des Exports über die Funktion “Veröffentlichen”. Erst dann sehen Prüfer, wie Ihre Übung beim Benutzer erscheint und wie die Interaktionen funktionieren. Die Anzeige erfolgt dabei im Standardbrowser.

Presenter ist ein wertvolles Werkzeug für das Erstellen von E-Learning-Lektionen und -Prüfungen. Die Bedienung erfordert aber etwas Eingewöhnungszeit und einige Blicke in die Hilfe-Funktion. Zwar sind die Lektionen und Prüfungen mit den E-Learning-Austauschcontainern SCORM und AICC kompatibel und daher in andere Applikationen integrierbar, aber die Importfilter in Presenter sollten umfassender ausfallen.

(3) Geotagging für PDF-Karten

Aus Satellitenfotos und Karten eigene georeferenzierte Grafiken zu machen, erlaubt Acrobat 9 Pro Extended auf denkbar einfache Weise: Aus einer Grafik etwa von Google Earth, Microsoft Virtual Earth oder aus einem Foto erstellt der Anwender einfach ein PDF in Acrobat. Über das Werkzeuge-Menü erstellt er zunächst Georeferenzpunkte (dezimale Schreibweise erforderlich) und legt die Grenzen der Karte fest. Nun muss nur noch das gewünschte Koordinatensystem ausgewählt werden und die PDF-Karte ist frei vermessbar und alle Geo-Koordinaten per Mauszeiger erfassbar.

(4) 3D-Integration

Acrobat 3D gibt es nicht mehr. Doch die Funktionen des kurzlebigen Programms halten in Acrobat 9 Pro Extended Einzug. Hinzugekommen ist jetzt ein neuer 3D-Reviewer, der die Kombination von 3D-Objekten unterschiedlicher Formate in einer PDF-Datei erlaubt sowie Vergleiche aktueller Versionen mit Vorgängern gestattet. Explosionsdarstellungen, Animationen und Kommentare werden ebenfalls unterstützt. Speichern lassen sich die Dokumente als PDF sowie als 2D-Vektor- und Rastergrafik.

Extras für Solo- und Gruppenanwender

Überarbeitet hat Adobe die Konvertierung von Webseiten in das PDF-Format. Zwar kommt der Konverter noch immer nicht mit allen Webseiten optimal zurecht, er funktioniert aber deutlich besser als sein Vorgänger. Selbst zugängliche Media- und interaktive Inhalte lassen sich jetzt in das PDF-Dokument übernehmen sowie einzelne Bereiche der Webseite von der Konvertierung ausschließen.

Ein Update hat ebenso die OCR-Engine in Acrobat 9 erfahren. Sie unterstützt nun auch neuere Scanner-Modelle und ermöglicht damit qualitativ bessere Scanergebnisse. Das Erfassen von Inhalten in eingescannten Texten sowie die anschließende Suche nach Begriffen funktionieren gut.

Arbeitsgruppen teilen ihre Dokumente im Web, kommentieren diese und synchronisieren den Web-View, sodass alle Online-Konferenzteilnehmer den gleichen Bereich des Dokuments sehen. Um an Online-Teamsitzungen teilzunehmen, ist nicht zwangsläufig der große Acrobat erforderlich – auch Adobe-Reader-9-User können an den Meetings teilnehmen. Für die Online-Zusammenarbeit wünscht sich Adobe natürlich, dass Anwender die Services unter Acrobat.com nutzen.

Je mehr und je sensiblere Daten in PDF-Dokumenten landen, desto höher ist auch das Sicherheitsbedürfnis der Anwender. Die Verschlüsselung ist deshalb jetzt 256 Bit tief und schützt die Dateien vor unbefugtem Zugriff, Drucken oder Verändern. Die integrierten Reinigungsfunktionen entfernen auf Wunsch dauerhaft bestimmte, nicht für den Empf