Acht Tipps für Unified Communications

Die Zukunft von VoIP heißt Unified Communications (UC). Die Technologie vereint die Nutzung einer Vielzahl von Endgeräten in einer gemeinsamen Benutzeroberfläche. Davon kann die ganze Firma profitieren, vom Einkauf über Produktion und Marketing bis hin zum Vertrieb. Doch die UC-Technik unternehmensweit einzuführen, ist ein durchaus komplexes Projekt. Es zu realisieren, bedarf wesentlich mehr als nur einiger versierter Techniker.

Deshalb gibt es Unternehmen wie Damovo, die selbst keine Produkte herstellen, sich aber als Integrations- und Servicepartner für UC-Lösungen ins Gespräch bringen. Das auch in Deutschland mit einem Büro in Düsseldorf vertretene Damovo will für Unternehmen entsprechende Projekte planen und implementieren.

Um eine Kostprobe seiner Expertise zu geben, hat Damovo acht grundlegende Tipps zusammengestellt, die für UC-Projekte von grundlegender Bedeutung sind. Im Prinzip gelten diese Tipps aber auch schon für die Einführung von Voice over IP.

1. Firmenleitung unterstützt UC
Die Firmenleitung muss die Einführung von Unified Communications unterstützen. Das verdeutlicht die strategische Reichweite der UC-Lösung.

2. Chefs nutzen UC-Technik selbst
Die oberste Führungsebene und die Fachbereichsleiter sollten mit gutem Beispiel vorangehen und die neuen Funktionen wie Webkonferenzen, Desktop und Application Sharing oder Präsenzanzeige im Alltag nutzen.

3. Betriebsrat macht mit
Der Betriebsrat ist frühzeitig einzubinden. Als Multiplikatoren können dessen Mitglieder sehr viel zu einem Gelingen des UC-Projekts beitragen.

4. Schnelle Ergebnisse
Von Beginn an kommt es darauf an, dass sich in den Kernprozessen bereits nach wenigen Monaten sichtbare Verbesserungen einstellen. Das erleichtert die Überzeugungsarbeit bei der Übertragung auf weitere Geschäftsprozesse und Fachabteilungen.

5. Infrastruktur und IT-Security prüfen
Die IT-Verantwortlichen prüfen bereits in der Konzeptions- und Design-Phase, ob die vorhandene Infrastruktur dem erhöhten Sprach- und Datenaufkommen gewachsen ist. Auch ein Check der IT-Security-Richtlinien ist angebracht. Steigt beispielsweise die Zahl der mobilen User, sind möglicherweise Nachbesserungen notwendig.

6. Schnittstellen zu Programmen prüfen
Technisch gesehen entscheidet sich der Erfolg eines Projekts an den Schnittstellen von UC zu den anderen in die Geschäftsprozesse involvierten Programmen und Systemen: E-Mail, Instant Messaging, betriebswirtschaftliche Standardsoftware, CRM-Applikationen, TK-Anlagen etc.

7. Webportale für Kunden einrichten
Die Arbeitsbeziehungen zu Lieferanten und Kunden lassen sich durch die Einrichtung von Webportalen verbessern. Unterbrechungen in den Logistikprozessen können so weit schneller behoben werden. Im Webportal erhalten Kunden bei Anfragen zu Preisen oder Verfügbarkeit von Produkten schnell Antworten.

8. Kontinuierlich verbessern
Der Langzeiterfolg hängt ganz wesentlich von der kontinuierlichen Verbesserung der Geschäfts- und Kommunikationsprozesse ab. Je mehr sich die Mitarbeiter mit den zusätzlichen Möglichkeiten vertraut machen und sie auch ohne allzu enge Restriktionen nutzen können, umso stärker steigt die Akzeptanz. Im Idealfall kommen dann von den Mitarbeitern Vorschläge für Verbesserungen und zusätzliche Funktionen.

Fünf-Stufen-Plan

Daneben gibt es von Damovo auch einen Fünf-Stufen-Plan bei der Einführung von UC. Er spiegelt im Prinzip die typische Vorgehensweise bei allen Großprojekten.

1. Ist-Aufnahme
Erfassung der Kommunikations- und Geschäftsprozesse sowie der zugehörigen Applikationen und der ITK-Infrastruktur

2. Soll-Definition
Definition der organisatorischen Anforderungen und der Soll-Kommunikation, Festlegung der technischen Anforderungen, Definition der Sicherheitsanforderungen, Festlegung der Projektverantwortlichen

3. Konzept und Design
Erstellung des technischen Lösungskonzepts, Festlegung der Kommunikationsrichtlinien, Definition von Standards, Aufstellung eines verbindlichen Projektplans

4. Implementierung
Proof-of-Concept/Pilotphase, Roll-out der Lösung, vollständige Integration, Umsetzung der Sicherheitsmaßnahmen, Schulung der Anwender

5. Projektabnahme
Technische Abnahme und Einbeziehung der Unified-Communications-Lösung in das vorhandene Servicekonzept.

(Mehmet Toprak)

Weblink
Damovo