Microsoft Office 2010 Beta 2 im Test
Feature-Feuerwerk

Die Office-Applikationen

In seiner maximalen Ausbaustufe verfügt Microsoft Office 2010 über zehn Kernapplikationen: Word, Powerpoint, Outlook, Excel und Access dürften dabei die bekanntesten und am häufigsten eingesetzten sein. Hinzu gesellen sich das einfach gehaltene Layoutprogramm Publisher, der Manager für digitale Notizen OneNote, der Formular-Editor InfoPath, das SharePoint-Synchronisations- und Collaboration-Tool SharePoint Workspace (ehemals Groove) sowie das Kommunikationstool Communicator, das sich eng in Outlook einfügt. Für die Online-Anbindung eines lokal installierten Office sorgen die so genannten Web Apps. Im professionellen Umfeld werden die Office-Applikationen ergänzt durch SharePoint Server und Exchange Server sowie den Communications Server. Um auch mobil per Smart-Phone nicht auf die Arbeit mit Office-Dateien verzichten zu müssen, wird Microsoft im Laufe der zweiten Jahreshälfte die Office-Applikationen als Mobil-Versionen anbieten.

Die Neuerungen, die die Office-Familie in Version 2010 gegenüber 2007 erfahren hat, versprechen vor allem den professionellen Unternehmenseinsatz nachhaltig zu beeinflussen. Sie werden es Administratoren und mobilen Mitarbeitern leichter machen, jederzeit auf ihre wichtigen Geschäftsdaten zugreifen zu können, sie zu bearbeiten und zu publizieren. Doch auch für Einsteiger und im kleinen Büro Tätige hat Office 2010 viel zu bieten. PC Professionell hat sich die neue Beta 2 angeschaut und stellt Ihnen hier die wichtigsten Applikationen und neuen Features vor.

Backstage View von Office 2010. Ins Bild klicken für größere Ansicht.

Word 2010 Beta 2

Umfangreiche Texteffekte in Word 2010 helfen, Botschaften die richtige Optik zu verleihen. Unter Start/A (Icon für Texteffekte) lassen sich Buchstaben, Wörter, Sätze und Absätze zum Beispiel mit farbigen Konturen, Schatten, Spiegelungen und leuchtenden Rahmen versehen. Für den Schnelleinsatz gibt es viele Voreinstellungen. In einem schwebenden Dialogfenster sind jedoch alle Texteffekte konfigurierbar. Hier haben Anwender Einfluss auf Farbe und Farbverlauf, Transparenz, Umfang des Effekts, Weichzeichnung, Schatten- und Spiegelungswinkel, Abstände und Strichtypen. Selbst 3D-Effekte und simulierte Materialoberflächen stehen zur Wahl.

Diese optischen Finessen setzen sich bei den integrierten Bildbearbeitungsfunktionen fort. Eingefügte Bilder und Fotos lassen sich über ebenso ein schwebendes Fenster anpassen wie die Texteffekte. Zu den klassischen Optionen wie Schärfe, Helligkeit, Kontrast und Weichzeichnen sowie Sättigung, Farbtemperatur und künstlerische Effekte gesellen sich auch hier 3D-Funktionen. Die Bilder lassen sich mit wenigen Klicks mit Tiefe und Materialoberflächen versehen sowie auf 3D-Achsen drehen. Zusammen mit gut gewählter Spiegelung samt Schatten erhalten Word-Dokumente deutlich mehr Plastizität.

Dies gilt auch für die stärker business-orientierte Diagramm-Funktion. Über Einfügen/SmartArt lassen sich sehr schnell aufwändige Diagramme für Listen, Prozesse, Zyklen, Hierarchien, Beziehungssysteme, Matrizen und Pyramiden erstellen. Die voreingestellten Objekte sind direkt in der grafischen Anzeige sowie über eine ausklappbare Strukturansicht mit Texten zu befüllen und zu erweitern. Auch hier muss es nicht bei der farbig flachen Darstellung bleiben. Für SmartArt-Objekte stehen ebenfalls Anpassungsoptionen parat wie für Texteffekte und die Bildbearbeitung. So können alle grafischen Elemente im Word-Dokument einen einheitlichen Stil bekommen.

Die genannten Neuerungen verführen zum Spielen und Ausprobieren, sollten jedoch in der Praxis mit Bedacht eingesetzt werden, da ein Business-Report sonst allzu schnell wie die Einladung zu einem Kindergeburtstag aussieht – nicht alles Machbare ist auch dem positiven Gesamteindruck des Dokuments zuträglich.

Sachlicher, aber äußert nützlich für den gestressten Arbeitsalltag ist der neue Entwurfsschutz. Wer sich bisher über allzu schnell ungespeichert geschlossene oder wegen Rechnerabsturz verlorene Texte ärgern musste, kann jetzt aufatmen. Denn der Entwurfsschutz speichert die getane Arbeit im Hintergrund automatisch mit. Word hebt die Dokumententwürfe als ASD-Dateien standardmäßig vier Tage lang auf und macht sie einfach über die Versionsübersicht im so genannten Backstage-Bereich verfügbar, der zahlreiche Funktionen wie Druckoptionen und -vorschau, Hilfe und eben Dokumentversionen bündelt. Im Test funktioniert der Entwurfsschutz gut; das vermeintlich verloren gegangene Dokument wurde sofort wiederhergestellt.

Anwender, die zu keiner Zeit auf den Zugriff auf ihre Office-Dateien verzichten können, ob es sich dabei um Word-, Excel- oder Powerpoint-Dokumente handelt, können jetzt mit Office Web Apps auch mobil und weltweit in Office arbeiten. Die einfachste Option ist, die entsprechenden Dateien online zu speichern und über einen Windows Live-Account darauf zuzugreifen, eine Lösung für Privat-User. Professioneller gehen Unternehmen vor, sie nutzen den Sharepoint-Server, um ihren Mitarbeitern Online-Zugriffe zu ermöglichen. Mit den Office Web Apps lassen sich die Dokumente auch anderen Nutzern zur Verfügung stellen. In Word 2010 integriert ist die Unterstützung für kollaboratives Arbeiten. Nutzer können zum Beispiel einen Absatz, den sie gerade umschreiben, für andere sperren und sehen, welcher Nutzer an welcher Stelle im Dokument arbeitet. Für das Co-Authoring sind jedoch mindestens ein Windows Live-Account oder SharePoint Foundation notwendig, der kommunikative Austausch der Anwender setzt den Windows Live Messenger oder den Communications Server 2007 R2 voraus.

Bildbearbeitungsfunktionen von Word 2010. Ins Bild klicken für größere Ansicht.

Powerpoint 2010 Beta 2

Ebenso wie Word wurde Powerpoint 2010 mit den neuen Bildbearbeitungs- und Effektfunktionen ausgestattet. Auch auf die neuen SmartArt- und Co-Authoring-Funktionen müssen Anwender nicht verzichten.

Um Präsentationen noch dynamischer zu gestalten bietet sich an, kleine Videoclips in diese einzubauen. In der neuen Version können diese jetzt leicht zugeschnitten sowie ein- oder ausgeblendet werden. Damit bestimmte Stellen sofort anzusteuern sind, können Anwender jetzt Keyframes mit Bookmarks versehen. Und auch die Videoclips sind mittels grafischer Effekte wie Rändern, 3D-Optik und Spiegelung optisch aufzuwerten. Weitere Optionen bieten jetzt auch die Übergänge zwischen Slides, die so genannten Transitions. Auch hier hat Microsoft nachgelegt und mehr 3D-Optik integriert. Das sollte jedoch nicht darüber hinwegtäuschen, dass das Wichtigste immer noch auf der Folie steht und nicht in den gestalterischen Finessen liegt.

Da man Präsentationen nicht für sich selbst, sondern für andere macht, unterstützt Powerpoint 2010 das so genannte Presentation Sharing: Über Windows Live oder den Office Communications Server lässt sich die PPT-Datei sofort über das Web anderen Nutzern zur Verfügung stellen. Diese müssen nicht einmal über ein installiertes Powerpoint verfügen, um die Datei betrachten zu können. Sie rufen einfach den übersandten Link auf und es werden alle Folien vorgeführt. Darüber hinaus besteht jetzt die Möglichkeit, aus jeder Powerpoint-Präsentation eine Videodatei zu machen und etwa mit einem selbst gesprochenen Audiokommentar zu versehen. Das Video lässt sich dann leicht verteilen, sei es per YouTube-Upload, CD-ROM oder a
uf der eigenen Website.

Ordnung muss sein: Auch längere Präsentationen sollten sich in der Vorbereitung leicht überschauen und sortieren lassen. Deshalb erlaubt Powerpoint 2010 jetzt, logische Foliengruppen und Sektionen festzulegen, die sich auch einzeln zu drucken, Autoren zuzuordnen oder umzubenennen sind. Der Vorteil für Information Worker liegt vor allem darin, dass sie aus ihren zahlreichen vorhandenen Folien immer wieder schnell neue Kombinationen für individualisierte Präsentationen zusammenklicken können.

Für paralleles Arbeiten und umfangreiche Copy-and-Paste-Aktionen ist eine kleine Neuerung ausgesprochen hilfreich: Jede Präsentation öffnet und verwaltet Powerpoint 2010 jetzt in einem eigenen Fenster (in eigener Instanz). Bei einem Vortrag ist es jetzt leicht möglich, eine duale Präsentation zu halten. Auf einem Monitor wird die Vortragsstruktur und die Textslides angezeigt, auf einem weiteren zum Beispiel eine Präsentation mit visuellen Beispielen. Auf diese Weise lassen sich Vorträge besser systematisieren und dynamischer gestalten.

Präsentation als Video mit Powerpoint 2010. Ins Bild klicken für größere Ansicht.

Excel 2010 Beta 2

Dem Zahlenwirrwarr komplexer Excel-Tabellen können Anwender jetzt mit so genannten Sparklines begegnen. Dahinter verbirgt sich die Möglichkeit, in jede Zelle eine visuelle Interpretation der Werte und Tendenzen zu integrieren. So können etwa grüne, orangene und rote Pfeile nach oben, gerade oder nach unten Status und Trend anzeigen. Auf ganze Zeilen oder Spalten angewandt lassen sich Graphen und Balkendiagramme einfügen, die Zeile an Zeile oder Spalte an Spalte für ein sofortiges Verständnis der Werte sorgen. Datenblätter, ob in Excel oder ausgedruckt, werden auf diese Weise schnell aufgewertet.

Die Handhabung von Pivot-Tabellen, die eine Menge gleichartiger Datensätze interaktiv nach Wunsch des Nutzers gruppieren und zusammenfassen, vereinfacht Excel 2010 mit einer Reihe kleiner, aber wirkungsvoller Neuerungen. So sorgt die Slicer-Funktion für eine bessere Visualisierung der Pivot-Daten. Diese lassen sich leichter segmentieren, filtern und anzeigen. Die Pivot-Ansichten sind zudem dynamisch. Mit wenigen Klicks lassen sich unterschiedlich systematisierte Optiken auswählen. Excel 2010 ordnet die Daten im Rahmen des verfügbaren Platzes neu, ohne Verbindungen und gültige Werte beziehungsweise Verknüpfungen zu verlieren. Eine Preview-Anzeige lässt sofort erahnen, wie die Pivot-Tabelle aussehen wird, bevor sich der Anwender per Klick für eine Darstellungsvariante entschieden hat.

Um Datenanalysen mit Werten aus unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen und für Reports zu visualisieren, gibt es ein kostenloses Add-in: Power-Pivot for Excel 2010 unterstützt Millionen von Zeilen und wird damit für die meisten Anwendungsfälle mehr als ausreichend sein. In Kombination mit Sharepoint Server 2010 lassen sich die Daten im kontrollierten Business-Umfeld auch veröffentlichen.

Mit der 64-Bit-Version von Excel 2010 sind gigantische Datenmengen in der Tabellenkalkulation zu erfassen, jenseits der 2-Gigabyte-Grenze früherer Versionen. Das dürfte für jeden Business-Einsatz ausreichend sein. Mit Hilfe des Sharepoint Servers und der Excel Services können Administratoren so genannte Business Intelligence Dashboards entwickeln, die Exceldaten ausgewählten Mitarbeitern im Unternehmen sowie Partnern über das Web zugänglich machen. Das ist zwar immer noch mit einem gewissen Aufwand verbunden und nur von Fachleuten zu bewältigen, verspricht sich jedoch im Vergleich zu den Vorgängerversionen spürbar einfacher und schneller umsetzen zu lassen.

Neue Visualisierungsoptionen in Excel 2010. Ins Bild klicken für größere Ansicht.

Outlook 2010 Beta 2

Dem Chaos der anhaltend ansteigenden E-Mail-Flut im privaten wie auch im unternehmerischen Umfeld versucht Outlook 2010 mit einigen Neuerungen zu begegnen, die zwar bereits aus anderen Applikationen wie Thunderbird 3 oder Google Mail bekannt sind, aber dies ändert nichts an ihrem Nutzwert, zumal Outlook diese Funktionen gut umsetzt.

Mit dem Multi-Mailbox-Support lassen sich mehrere E-Mail-Accounts einfach in Outlook zusammenführen. Daneben unterstützt der PIM-Client (Personal Information Management) jetzt auch mehrere Kalender, die sich zum Beispiel in einer horizontalen Ansicht zusammenführen und abgleichen lassen, was eine Planung mitunter erleichtert. Individuelle Kalenderansichten lassen sich speichern und bei Bedarf sehr schnell aufrufen. Den eigenen Kalender können Anwender jetzt direkt per E-Mail an Kollegen versenden.

Die Anbindung an Soziale Netzwerke vollzieht der Outlook Social Connector, der in der Beta-Version von Office 2010 Professional Plus enthalten ist. In einer zentralen Ansicht lassen sich E-Mail-Threads, Statusmeldungen oder Aktivitäten aus unterschiedlichen Social Networks erfassen. Um dies zu ermöglichen, wird Microsoft Add-ins anbieten, die die Anbindung an das jeweilige Netzwerk ermöglichen. Derzeit sind diese aber noch nicht verfügbar. Sobald dies der Fall ist, wird es auch möglich sein, die eigenen Kontakte in Outlook mit denen im Social Network automatisch zu synchronisieren, was eine echte Arbeitserleichterung wäre, da sich das Kontaktnetzwerk gewissermaßen selbständig aktualisiert.

Um mehr Ordnung ins Mail-Chaos zu bringen, bietet Outlook 2010 jetzt auch Conversation Views an. Das ist nichts anderes als die Zusammenfassung von E-Mail-Diskussionen bestehend aus E-Mail-Anfragen, Antworten und Gegenantworten, die zu einem Thema gehören. Google Mail hat das bereits vorgemacht. In Outlook erweist sich die Funktion als sehr übersichtlich. So kann die normale Mail-Abfolge erhalten bleiben und E-Mail-Diskussionen lassen sich hinter einem Eintrag zusammenfassen. Damit assoziiert ist auch die Möglichkeit, alle zusammengehörenden E-Mails in einer Vorschau zusammenzuführen, sodass der Anwender nur durch ein virtuelles lineares Dokument scrollen muss. Wen eine begonnene Diskussion, bei der er CC auf der Verteilerliste steht, nicht tangiert, der kann diese mit dem Ignore-Befehl ausblenden und aus dem E-Mail-Programm entfernen. Das sorgt für mehr Übersicht und spart Speicherplatz.

Die neuen Quick-Steps nehmen die Idee von Batch-Prozessen und Makros auf. Oft benötigte Funktionen können Anwender damit an einer zentralen Stelle ablegen und so besonders schnell aufrufen (zum Beispiel wenn die Bedienung per Ribbon immer noch Probleme bereitet). Wirklich hilfreich ist die Funktion aber erst, wenn Multi-Step-Tasks definiert werden, sodass sich mehrere Arbeitsschritte über ein Icon aufrufen lassen.

Unerwünschte Diskussionen ignorieren in Outlook 2010. Ins Bild klicken für größere Ansicht.

Fazit

Die neuen Funktionen von Office 2010 helfen, Dokumente in kurzer Zeit deutlich professioneller aussehen zu lassen. Zwar ist die Sucherei nach Funktionen im 2007 eingeführten Ribbon trotz Personalisierungsmöglichkeit immer noch für viele alt gediente Office-User eine Plackerei. Aber Business-Diagramme in Word und Powerpoint, visuelle Datenauswertungen in Excel und das komplexe E-
Mail-Management in Outlook waren noch nie so schnell und einfach. Auch der Backstage-Bereich und der Verzicht auf das große Office-Symbol zugunsten des alten (und besseren) Datei-Menüs helfen, die Bedienung zu verbessern. Da inzwischen alle Office-Applikationen wirklich dem gleichen Bedienschema folgen und sich viele Funktionen wiederholen, fällt Office-Neulingen das Einarbeiten sicher deutlich leichter.

Die Beta 2 lief im PCpro-Test stabil, wenngleich sich einige Applikationen noch als recht langsam erwiesen. Das wird sich voraussichtlich bis zur Finalversion ändern, denn Microsoft-Mitarbeiter haben PC Professionell im Gespräch zugesagt, dass Office 2010 keine größeren Anforderungen an die Hardware stellen werde als die Vorgängerversion und mindestens ebenso flüssig laufen werde.

Office 2010 Beta 2
Hersteller: Microsoft
Internet: www.microsoft.com
Preis: steht für Deutschland noch nicht fest, Versionen und US-Preise hier

Erster Eindruck: sehr gut

Das ist neu
– einheitliche Oberfläche für alle Office-Applikationen
– integrierte Bildbearbeitung, Diagrammassistent SmartArt (Word, Powerpoint)
– Collaborations- und CoAuthoring-Funktionen (Word, Powerpoint, Excel)
– Backstage-Bereich mit gebündelten Standardfunktionen (alle)
– Sparklines für grafische Datenanalysen (Excel)
– Multi-Account- und Multi-Calendar-Support, Conversation-View für E-Mails (Outlook)

(vorläufige) Systemvoraussetzungen
Betriebssystem: Windows XP SP3/Vista/Windows 7
Prozessor: ab 500 MHz
Arbeitsspeicher: ab 256 MByte
Festplatte: 1,5 GByte freier Speicherplatz