hsp Opti.Mail archiviert E-Mails rechtskonform

Die Software von hsp arbeitet unabhängig vom eingesetzten Mailserver und lässt sich daher in jede Mailinfrastruktur einklinken. Opti.Mail ist ein Mail-Proxy, über den sämtliche ein- und ausgehenden E-Mails umgeleitet werden. Die Software archiviert die eingehenden Nachrichten, bevor sie zugestellt werden und verfährt ebenso mit den gesendeten Unternehmensnachrichten.

Opti.Mail ist auf die Vorgaben der GDPdU abgestimmt und gewährleistet so eine revisionssichere Archivierung. Die Software teilt den Nachrichten beispielsweise eine fortlaufende Revisions-ID zu und erzeugt automatisch einen Prüfbericht für Nachrichten, die eine digitale Signatur enthalten. Bei ausgehenden Mails kann Opti.Mail automatisch den vorgeschriebenen E-Mail-Footer des Unternehmens anhängen und auch Verschlüsselung und digitale Signierung übernehmen.

Für den E-Mail-Verkehr im Unternehmen ändert sich nichts. Anwender versenden und empfangen ihre Nachrichten wie gewohnt, können sie weiterleiten und löschen, da der Mail-Proxy seine Arbeit an zentraler Stelle hinter dem Viren- und Spamfilter erledigt. Das E-Mail-Archiv ist über den Mail-Client durchsuchbar. Dabei werden beispielsweise steuerlich relevante Nachrichten mit ihrer Revisions-ID angezeigt, um Vorgänge leichter zuzuordnen und in der Finanzbuchhaltung abzugleichen. (Jacqueline Pohl)