Acrobat X: Lohnt der Umstieg?

Unternehmen, deren Workflows zu großen Teilen dokumentenbasiert sind, die also in erheblichem Umfang interne und externe Informationen in Form von digitalen Dokumenten erstellen, austauschen, überarbeiten und archivieren müssen, kommen an PDF nicht vorbei. Standardisierung, Verbreitung und Flexibilität in Handhabung und Einsatzmöglichkeiten machen das Portable Document Format zur Referenz im Bereich des Dokumentenmanagements. Doch ist dafür in jedem Fall der Einsatz des neuen Acrobat X notwendig?

Nein, notwendig nicht, aber durchaus empfehlenswert. Denn Acrobat X bietet zahlreiche Funktionen, die das Programm speziell für den professionellen Einsatz qualifizieren und die deutlich über die Leistung von kleineren (wenn auch guten) Lösungen wie Jaws PDF Desktop-, Server- oder Enterprise Suite hinausgehen.

Schwerpunkt 1: Informationssicherheit

PDFs in der Sandbox öffnen

Schon der neue und weiterhin kostenlose Adobe Reader X schützt Anwender besser als seine Vorgänger. Die neue Version erlaubt es nämlich, PDF-Dateien in einem geschützten Modus zu öffnen, um möglichen Virenangriffen entgegenzuwirken. Da PDF-Dateien sehr verbreitet sind und immer mehr Dateitypen sowie dynamische Inhalte aufnehmen können, steigt die Gefahr, dass Angreifer gefährlichen Code in den Dateien verstecken. Adobe Reader X kann Dateien jetzt aber in einer isolierten Instanz (Sandbox-Verfahren) öffnen, so dass Schadcode nicht das Betriebssystem erreicht. Anwender sollten jedoch weiterhin vorsichtig sein, wenn sie PDF-Dokumente aus fremden und nicht vertrauenswürdigen Quellen weiterverarbeiten.

Erweitertes Sanitizing: Sensible Informationen schützen

Bevor ein PDF das Unternehmen verlässt, sollte es keine Informationen mehr enthalten, die nicht für die Augen Dritter bestimmt sind. Häufig passieren gerade hierbei Fehler und Unternehmen geben mehr von sich preis als gewünscht. Beispiele: Grafiken, Ebenen oder Notizen sind ausgeblendet oder liegen übereinander, so dass Inhalte überdeckt werden. Metadaten und weitere versteckte Informationen befinden sich noch im Dokument, etwa Formulardaten, Javascripts, Bookmarks oder Anhänge. Hinzu kommt, dass vielleicht bestimmte Begriffe, Formulierungen oder Absätze, die Mitarbeiter tilgen sollten, nur überdeckt wurden und daher weiterhin zugänglich sind. Unternehmen, denen solche Fehler passieren, riskieren ihre Reputation und ihre Wettbewerbsfähigkeit, etwa wenn geschäftskritische Informationen nach außen dringen, die nach Abschluss des Reviewprozesses nicht entfernt wurden.

Das dauerhafte Entfernen sensibler Informationen aus Dokumenten, eine für den Unternehmenseinsatz also sehr wichtige Funktion, wurde in Acrobat X deutlich erweitert. Grundsätzlich folgen Nutzer hierbei drei Schritten: 1. Analyse des Dokuments im Hinblick auf Inhalte, die nicht zur Veröffentlichung bestimmt sind. 2. Gefundene kritische Informationen zum Entfernen vormerken. 3. Endgültige Löschung der vorgemerkten Informationen durchführen.

Die Anzeige der Markierung zum Löschen können Nutzer an ihre Bedürfnisse anpassen, zum Beispiel in der Farbe von Rahmen, Füllung und Deckkraft sowie in den Eigenschaften von Overlay-Texten. Der Vorteil der Differenzierung von Schritt zwei und drei liegt darin, dass das so genannte Sanitizing, also das Bereinigen des Dokuments, in einem eigenen Reviewprozess kontrolliert und abgestimmt werden kann. Sind die Entscheider mit den Löschmarkierungen (“Redaction Marks”) einverstanden, entfernt Acrobat X die markierten Inhalte auf Knopfdruck endgültig (“Apply Redaction”).

Arbeitserleichternd wirkt sich die Option aus, bestimmte Löschvorhaben, die Inhalte an immer gleicher Stelle betreffen, für alle, alle gerade, alle ungerade oder individuelle Seiten zu übernehmen. So lassen sich mit wenigen Klicks zum Beispiel Fußnoten in Präsentationen in Windeseile in einem hundertseitigen Dokument schwärzen. Ebenso hilfreich ist die erweiterte Funktion zum Finden von Wörtern oder Phrasen, die gleich zum Löschen vorgemerkt werden sollen. Auf diese Weise sind auch umfassende Dokumente schnell anonymisiert, wenn etwa die Namen von Informanten oder Geschäftspartnern gesucht, markiert und geschwärzt werden. Mit nur einem Klick hilft auch die Funktion “Sanitize Document”, die alle unsichtbaren oder versteckten Inhalte aus einer Datei entfernt.

Keine simplen Passwörter mehr

Eine vergleichsweise einfache, aber für unbedarfte Nutzer nichtsdestotrotz hilfreiche Neuerung betrifft die Stärke von Passwörtern, mit denen PDF-Inhalte und -Bearbeitungsoptionen geschützt werden können. Die Passwort-Sicherheitseinstellungen von Acrobat X integrieren jetzt einen Passwortprüfer, der sofort in einer Ampeloptik aufzeigt, ob das gewählte Passwort schwach, akzeptabel oder stark ist. Da Unternehmensrichtlinien meist vorsehen, nur starke Passwörter einzusetzen, haben Mitarbeiter jetzt sofort die Gewissheit auf der sicheren Seite zu sein.

Schwerpunkt 2: Prozessoptimierung

PDF-Konversion: Inhalte exzerpieren

Sollen Inhalte aus externen und gerenderten PDF-Dokumenten in den eignen Workflow einfließen, angefangen mit dem Zitieren von Textstellen über Auflistungen bis hin zur Übernahme von ganzen Tabellen, so war dies früher mit der Investition in zusätzliche Programme verbunden. Diese brachen das PDF-Dokument auf und halfen dabei Texte, Bilder, Tabellen wieder für die Bearbeitung zugänglich zu machen. Dieser Zusatzaufwand entfällt mit Acrobat X, denn die neue Version beinhaltet jetzt eine Funktion zur Extraktion von PDF-Inhalten und das Exportieren als Word- (DOCX) oder Excel-Datei (XLSX). Das Erstellen von Berichten, die Material aus fremden PDF-Ressourcen aufnehmen, gelingt somit schneller, komfortabler und kostengünstiger. Denn Acrobat X verspricht, dass auch Formatierungen übernommen werden.

PDF-Dateien wieder editierbar zu machen, gelingt im Test mit vergleichsweise einfachen Dokumenten gut. Textkästchen, Fußnoten, Absätze, Überschriften, Bilder, Spalten und Tabellen werden von der Konversions-Engine nach Wunsch entweder für das gesamte Dokument oder für bestimmte Bereiche erfasst. Eine alternative Anwendung der neuen Funktion ist es, über mehrere PDF-Dateien nach bestimmten Inhalten zu suchen und die Ergebnisse von Acrobat X als neues PDF oder Tabelle zu exportieren.

Effizientere Werkzeuge

Die neue Schnellwerkzeug-Palette macht Standardfunktionen von Acrobat auf einen Blick verfügbar. Übersichtlich und platzsparend lassen sich die Funktionen gewissermaßen kapitelweise, also je nach Aufgabenbereich anzeigen und abrufen. Einen wirklichen Gewinn bedeutet allerdings der neue “Action Wizard”, der mehrere Arbeitsschritte als eine zusammengefasste Aktion zugänglich macht. Es handelt sich also um eine Art Batch- und Makroprozessor, der allerdings äußerst einfach zu bedienen ist. Zahlreiche Vorlagen sind sofort einsetzbar, zum Beispiel: PDF-Präsentation erstellen, Sensible Dokumente veröffentlichen, Papierdokumente archivieren oder Dokument für einen Reviewprozess vorbereiten. Diese können sofort eingesetzt, aber auch an die eigenen Bedürfnisse angepasst und erweitert werden, indem der Nutzer weitere Arbeitsschritte integriert, zum Beispiel das Hinzufügen eines Wasserzeichens, das Entfernen unsichtbarer Informationen oder das Ergänzen um eine Hintergrundgrafik. Dabei hilft eine übersichtliche Dialogbox, so dass Funktionen schlicht hinzu geklickt werden müssen.

Anwender können gänzlich neue Standardprozesse als Aktion abspeichern und diese dann innerhalb der Arbeitsgruppe oder des Unternehmens zur Verfügung stellen. Damit lassen sich Standardprozesse im PDF-Management unternehmensweit einfach und schnell weitgehend automatisieren. Um eine Aktion lokal in die AcrobatX-Umgebung einzubinden, genügt ein Doppelklick auf die etwa per E-Mail oder Fileserver zugestellte SEQU-Datei.

Unternehmen erlaubt der neue “Action Wizard”, ihre komplexen Arbeitsprozesse zu vereinheitlichen und für die Mitarbeiter zu vereinfachen. Damit können mehr Tätigkeiten effizient automatisiert werden, Fehler bei Standardprozessen lassen sich besser ausschließen, die Arbeit geht schneller von der Hand. Hier bietet Acrobat X neben den Sicherheitsfunktionen wohl die größten Vorteile im Unternehmenseinsatz.

Microsoft-kompatibles Deployment

Administratoren, die sich über aufwändige regelmäßige Updates im Netzwerk ärgern, profitieren von einer engeren Kooperation von Adobe und Microsoft. Im Rahmen des Deployments und Patch Managements erweist sich Acrobat X jetzt kompatibel mit Microsofts System Center Configuration Manager (SCCM), System Center Essentials (SCE) und dem System Center Updates Publisher (SCUP).

Flexibleres Branding von PDF-Portfolios

Die mit Acrobat 9 eingeführten PDF-Portfolios, also PDF-Dateien, die zahlreiche Einzeldokumente wie Texte, Tabellen, Video und Audioclips, aber auch Flash-Applikationen (SWF) aufnehmen und zum Beispiel als 3D-Karussel anzeigen, gestatten Unternehmen jetzt mehr Einfluss auf das Branding der Dateien. Zusätzlich zu den Hintergrundgrafiken, Logos und Farbpaletten können nun auch Themes auf Flash-Basis erstellt werden und unternehmensweit zum Einsatz kommen. Das erleichtert die einheitliche Markenführung und hilft dabei, ausgetauschte Dokumente oder Dokumentsammlungen konsistent zu gestalten. Darüber hinaus sind auch Inhalte aus dem Web einzufügen, entweder per Capturing oder per Embedding-Code, so dass sich Präsentationen dynamisch mit stets aktuellen Onlinedaten anreichern lassen.

Verbessert wurden auch die Previews von PDF-, Flash-, Microsoft Office- oder Formular-Inhalten innerhalb der PDF-Portfolios. Damit entfallen mitunter längere Zeiten für die Suche nach dem gewünschten Inhalt, da Anwender die jeweiligen Dateien nicht einzeln öffnen müssen. In der Vollbild-Vorschau hilft ein Heads-Up-Bedienelement bei der Steuerung und beim Abrufen von individuellen Infos, die den Dateien beigefügt wurden. Innerhalb der PDF-Portfolios interagieren Nutzer jetzt auch direkt mit Formularen oder Flash-Elementen, was den Arbeitsprozess mitunter vereinfacht und beschleunigt.

Fazit

Die Investition in Acrobat X lohnt sich für Unternehmen, da die neuen Funktionen überzeugen, zum Beispiel die gebrandeten PDF-Portfolios, die einfachen Formularfunktionen, die Datenrückgewinnung per Konversionstool und die noch immer hervorragenden Leistungen in der Druckvorstufe. Gerade Unternehmen, die viel mit sensiblen Informationen arbeiten, finden in den erweiterten Sicherheitsfunktionen (Sanitizing) einen wertvollen Nutzen, der Mitarbeitern hilft, Schaden durch versehentliches Information Leaking abzuwenden. Und dank der vereinfachten Automatisierung von Standardprozessen mit Hilfe des “Action Wizard” sind Workflows unternehmensweit zu vereinheitlichen, Arbeitszeit und Fehleranfälligkeiten einzusparen, da Mitarbeiter auf vorgefertigte Makros zurückgreifen. Allein diese Neuerungen können sich im Unternehmenseinsatz als vorteilhaft auch im Sinne der Kosteneinsparung erweisen.

Acrobat X ist in drei Versionen verfügbar: Als Standard-Version (ca. 450 Euro), als Pro-Version (ca. 650 Euro) und als Suite (ca. 1700 Euro), die neben Acrobat X pro auch Photoshop CS5 (Bildbearbeitung), Captivate 5 (Web- und Screen-Capturing), Presenter 7 (Präsentationen und Lernmaterialien erstellen), Adobe Media Encoder CS5 sowie LiveCycle Designer ES2 (einfache Formularerstellung) enthält. Für den Unternehmenseinsatz und Poweruser empfiehlt sich die Pro-Version, da diese mehr Möglichkeiten im Bereich Sicherheit (Sanitizing), Automatisierung, Branding und Formulardesign bietet, die gerade den Wert von Acrobat X ausmachen.