Enterprise Social Networking innerhalb von Geschäftsprozessen

Die heutige Geschäftswelt ist vor allem eins: virtuell. Über den Globus verteilt arbeiten Teams in unterschiedlichen Regionen zusammen. Und somit treten in praktisch allen Geschäftsprozessen, sei es im Einkauf, dem Vertrieb, der Produktentwicklung, der Fertigung oder im Controlling, ständig Situationen auf, die es erfordern, sich mit seinen Kollegen, Kunden und Zulieferern über unterschiedliche geografische Standorte hinweg abzustimmen. Und seien wir ehrlich: Nach wie vor scheint das Tool der Wahl heute E-Mail zu sein. Schnell wird eine Präsentation an acht weitere Kollegen verschickt mit der Bitte um Feedback. Oder es wird um Mitwirkung bei der Lösung einer Kundeneskalation gebeten. Oft ist nicht bekannt, ob man den richtigen Ansprechpartner erreicht hat. Wer kennt das nicht: Mails werden weitergeleitet, Empfänger verschwinden aus dem Verteiler, jeder antwortet per »Antworten an alle«. Lange Rede, kurzer Sinn: Es entsteht ein großer Aufwand, alle Antworten wieder einzusammeln und zu synchronisieren!

Social Networking ersetzt E-Mail

Auch das Analystenhaus Gartner sieht diese Entwicklung und sagt in einer Studie vom November 2010 voraus, dass bis zum Jahre 2014 so genannte Social-Network-Services die traditionelle E-Mail zu 20 Prozent in Unternehmen ablösen werden.

Genau aus diesem Dilemma heraus dachte SAP über ein völlig neues Konzept einer Collaborationslösung zur Unterstützung der Entscheidungsfindung nach. Die zentrale Frage lautete: Wie kann man kollaborative Arbeitsprozesse transparenter und effektiver gestalten? Dabei standen folgende Ziele im Vordergrund:

• Sicherstellen, dass die richtigen Personen in ein Projekt involviert sind
• Bereitstellung aller relevanten Fakten und Informationen
• Strukturierung der Diskussionen
• Integrationsfähigkeit in bestehende Prozesse, Business Anwendungen und E-Mail
• Einfordern und Sichtbarmachen von Zustimmung
• Wiederholbarkeit und Nachvollziehbarkeit von getroffenen Entscheidungenv

Die Lösung sollte von überall erreichbar sein. Sie sollte, ohne ein IT-Projekt zu starten, in Unternehmen auch auf Abteilungsebene – unter Einhaltung aller Sicherheitsstandards – schnell einsetzbar sein. Des weiteren standen eine einfache Bedien- und Erlernbarkeit der Software im Vordergrund. Im Gegensatz zu bisher am Markt befindlichen Collaboration-Tools, die in erster Linie einen virtuellen Arbeitsraum zur gemeinsamen Bearbeitung von Dateien bieten, ging es der SAP darum, auch Funktionen zur Strukturierung von Arbeitsabläufen, Regelung von Zuständigkeiten und zur Abstimmung von Ergebnissen bereitzustellen.

Social Networking aus der Cloud

SAP StreamWork wird als SaaS-Lösung (Software as a Service) in der Cloud angeboten und stellt Anwendern eine Umgebung zur transparenten und strukturierten Kollaboration zur Verfügung. Anwender können über Web-Browser oder mobile Apps auf SAP StreamWork zugreifen. Der Nutzer legt in SAP StreamWork Projekte als »Aktivität« an, zu der er weitere Teilnehmer entweder per E-Mail-Adresse oder aus seinem sozialen Netzwerk einlädt. Innerhalb einer Aktivität steht eine breite Palette unterschiedlicher Werkzeuge zur Verfügung. Neben den üblichen Anwendungen wie Terminplaner oder Ranglistenpflege von Projekten sind das beispielsweise Werkzeuge zur Entscheidungsunterstützung, etwa für das Bearbeiten von SWOT-Matrizen (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats). Zudem gibt es Kosten-/Nutzen-Analysen, Check-Listen sowie Tools zum Management von Zuständigkeiten (zum Beispiel RASIC, Responsible, Approve, Support, Inform, Consult). Action Items können an die Gruppe oder einzelne Teilnehmer vergeben und nachverfolgt werden.

Durch die enge Integration in SAP Business Objects BI-On Demand lassen sich Analysen in Echtzeit in ein Projekt einbinden. Nutzer können auch Dokumente und Unterlagen aus Office-Anwendungen von Microsoft oder Google direkt in eine Aktivität einfügen. Integrationen in CRM-, PLM- und ERP-Systeme sind einfach über die verfügbaren Schnittstellen möglich.

SAP StreamWork ist eine Ergänzung zu allgemeinen Plattformen und Tools wie beispielsweise MS Sharepoint oder Jive. Es bildet eine Brücke zwischen den SAP Business-Anwendungen, externen Tools und anderen sozialen Netzwerken wie beispielsweise LinkedIn. Heute sind bereits eine Reihe von Partnerapplikationen eingebunden wie das ebenfalls cloud-basierte Content-Management-System Box.net, der Online-Notizzettel Evernote sowie das Webtool Scribd, über das sich Word- und Excel-Dokumente in der StreamWork-Umgebung direkt anzeigen lassen.

SAP StreamWork steht zum einen in einer reinen Cloud-Anwendung zur Verfügung. Die Nutzung ist kostenlos. Mit einer gültigen E-Mail Adresse kann sich jeder direkt unter www.streamwork.com anmelden und den vollen Funktionsumfang nutzen. Der Umstieg auf die Professional-Version, die mehr Speicherplatz bietet, ist gegen eine geringe Subskriptionsgebühr von 9 Euro pro Monat jederzeit möglich.

Für Unternehmen bietet sich die SAP StreamWork Enterprise Edition an, die zusätzlich die sichere und kontrollierte Einbindung der Cloud-Lösung in die unternehmenseigene IT-Landschaft sicherstellt. Die Enterprise Edition enthält den Enterprise Agent: eine virtuelle Appliance, die direkt aus dem Netz geladen und innerhalb der Unternehmens-Firewall in weniger als einer Stunde installiert werden kann. Der Enterprise Agent verbindet sich mit dem unternehmensweiten Microsoft Active Directory oder LDAP-Verzeichnis und stellt darüber alle Funktionen für die kontrollierte Verwaltung von SAP StreamWork-Nutzern und dem sogenannten Single-Sign-On zur Verfügung. Darüber hinaus enthält der SAP StreamWork Enterprise Agent auch Audit-Funktionalitäten für die Nutzung von SAP StreamWork.

Offene Schnittstellen

Auch bei der Einbindung von Partnern beschreitet SAP mit SAP StreamWork neue Wege. Die On-Demand Plattform verfolgt eine offene Strategie: für alle Funktionen stehen als sogenannte REST-APIs (Representational State Transfer) Schnittstellen zur Verfügung. Darüber lassen sich einfach weitere Werkzeuge integrieren oder Applikationen in SAP StreamWork einbinden. Interessierte Partner haben bereits mit der Basis-Version den kostenfreien Zugriff auf die APIs, deren Dokumentation und können sich online bei SAP als Partner registrieren.

Fazit

Mit SAP StreamWork betritt SAP Neuland, nämlich Entscheidungsfindungsprozesse in Unternehmen zu unterstützen und zu vereinfachen. Es eignet sich für alle Unternehmensgrößen, in allen Industriezweigen und richtet sich an Teams oder Einzelpersonen, die über räumliche Grenzen hinweg eng mit anderen kommunizieren müssen.

Stephan Schindewolf ist bei SAP als Vice President Solution Management Personal Productivity & Ecosystem verantwortlich für die On Demand Personal Productivity Lösungen SAP StreamWork, SAP BI-On Demand sowie das Partner Eco System in diesem Bereich. Schindewolf ist seit 1998 bei SAP beschäftigt. In der Zeit davor arbeitete er in unterschiedlichen Positionen bei Eigner+Partner sowie der Hewlett-Packard GmbH in den Bereichen Product Lifecycle Management (PLM) und Computer-Aided-Design. Er hat ein Diplom im Bereich Maschinenbau der Universität Karlsruhe.