Ratgeber: Elektronische Rechnungsstellung ab 01.07.2011
Bisher reicht eine einfache PDF-Rechnung nicht
Eine elektronische Rechnung als einfache PDF-Datei zu verschicken, ist bislang nur dann rechtlich einwandfrei, wenn der Rechnungsempfänger ein Endkunde ist und dieser dem elektronischen Versand zugestimmt hat. Unternehmen, die gewerblichen Kunden elektronische Rechnungen schicken wollen, müssen diese zusätzlich mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen oder aber im Rahmen eines EDI-Verfahrens (Electronic Data Interchange) versenden. Andernfalls sieht der Gesetzgeber die Anforderungen an eine digitale Rechnung nicht erfüllt, und das Unternehmen darf keinen Vorsteuerabzug tätigen. Wer dies trotzdem macht, riskiert Steuernachzahlungen und Ärger bei der Betriebsprüfung. Doch ab 01. Juli 2011 soll dies anders werden.
Papierrechnung und digitale Rechnung bald gleichberechtigt
Der Entwurf des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 sieht vor, dass ab dem 01.07.11 für elektronische Rechnungen weder eine qualifizierte digitale Signatur noch EDI erforderlich sind. Beide Verfahren dürfen jedoch weiterhin genutzt werden, müssen aber nicht. Wie das Bundesfinanzministerium ausführt, kann eine rechtsgültige elektronische Rechnung zukünftig per E-Mail, im EDI-Verfahren, als PDF- oder Textdatei, als Web-Download, als De-Mail, als E-Postbrief, per Computer-Telefax oder Fax-Server (nicht aber Standard-Telefax) oder im Wege des Datenträgeraustauschs übermittelt werden.
Internes Kontrollverfahren soll genügen
Die qualifizierte elektronische Signatur wurde bislang insbesondere deshalb gefordert, um die Echtheit des Rechnungsabsenders bei digitalen Rechnungen prüfen und Manipulationen durch Dritte am Rechnungsinhalt erkennen zu können. Dafür reicht in Zukunft ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, wie es auch bei Rechnungen in Papierform genutzt wird. Wie dies genau aussieht, kann jedes Unternehmen selbst festlegen. Insbesondere wird kein bestimmtes IT-Verfahren vorgeschrieben. Kleinere Unternehmen können ihr Kontrollverfahren also auch rein manuell durchführen. Das Bundesfinanzministerium spricht von einem verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Lieferung bzw. Dienstleistung.
Rechnungsprüfung statt digitaler Signatur
Das für elektronische wie auch für papiergebundene Rechnungen vorgesehene Kontrollverfahren wird jedes Unternehmen zweifellos heute schon vornehmen:
- Stimmen die Rechnungspositionen mit der Lieferung oder der erbrachten Dienstleistung überein?
- Hat der Rechnungsabsender einen Zahlungsanspruch?
- Stimmen die Angaben zu dem Rechnungsabsender, also zum Beispiel die Bankverbindung?
Diese Rechnungsprüfung wird bereits heute im Rahmen jeder ordnungsgemäßen Buchführung dokumentiert, eine zusätzliche Dokumentation fordert der neue Gesetzesentwurf nicht. Beachtet werden müssen die weiterhin gültigen Dokumentationsvorgaben nach GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme). So muss zum Beispiel das innerbetriebliche Kontrollverfahren im Rahmen der GoBS dokumentiert sein.
Lesbarkeit und Archivierung bleiben anspruchsvoll
Geklärt werden muss auch, wie die Lesbarkeit und Archivierung der digitalen Rechnung auf längere Zeit gewährleistet werden kann. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Rechnungen bleiben unverändert bestehen. Es muss also noch in zehn Jahren möglich sein, die Echtheit der Rechnungsherkunft, die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts und die Lesbarkeit der Rechnung zu gewährleisten. Dazu müssen nicht nur die Originalformate der digitalen Rechnungen erhalten sein, sondern auch die entsprechenden Programme zur Darstellung, unter Umständen auch die Betriebssysteme und die Hardware, um diese Anwendungen betreiben zu können.
Rechnungsausdruck reicht nicht
Es mag deshalb naheliegend erscheinen, eine elektronische Rechnung zur Aufbewahrung einfach auszudrucken und abzuheften. Doch reicht dies nach den gesetzlichen Anforderungen nicht aus. Elektronische Rechnungen müssen im Originalformat elektronisch aufbewahrt werden, eine Veränderung der archivierten Rechnung muss verhindert werden. Als Möglichkeit nennt das Bundesfinanzministerium insbesondere die Archivierung auf nur einmal beschreibbaren CDs und DVDs.
Den weiterhin gültigen Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) kann man entnehmen, dass eine temporäre Speicherung der elektronischen Rechnungen auf änderbaren Datenträgern nur erlaubt ist, wenn über ein DV-System Änderungen verhindert werden. Unternehmen müssen also die elektronischen Rechnungen durch eine Zugangs- und Zugriffskontrolle vor Veränderung schützen.
Maschinenlesbares Format vorgeschrieben
Zudem erwarten die Betriebsprüfer in Zukunft für die Kontrolle der Umsatzsteuer, der sogenannten Umsatzsteuer-Nachschau, eine direkt verfügbare Zugriffsmöglichkeit auf die elektronischen Rechnungen. Bei digitalen Rechnungen als steuerlich relevante Unterlagen sieht die Abgabenverordnung zudem vor, dass sie auch in einem maschinenlesbaren Format archiviert werden müssen. Das einfache digitale Bild einer Rechnung entspricht diesen Anforderungen nicht, denn die Rechnungsdaten sind dann nicht ohne weiteres maschinenlesbar.
Auf die Rechnungsanzahl kommt es an
Wer bereits elektronische Rechnungen mit qualifizierter digitaler Signatur oder per EDI-Verfahren versendet und empfängt, wird dies auch weiterhin machen, um die Kostenvorteile durch die Prozessoptimierung beizubehalten. Wer nun den Einstieg in die elektronische Rechnung sucht, sollte überlegen, ob eine ausgereifte digitale Archivierung mit elektronischer Signatur zum Einsatz kommen soll oder ob ein dokumentiertes Rechnungsprüfungsverfahren und ein Versand von digitalen Rechnungen ohne Signatur ausreichend sind. Entscheidend ist das Belegvolumen, also die Anzahl der Rechnungen. Statt die Echtheit des Rechnungsabsenders und die Unversehrtheit der Rechnungsinhalte manuell zu prüfen, kann die qualifizierte elektronische Signatur bei einer großen Rechnungszahl schon eine deutliche Erleichterung durch die automatische Prüfbarkeit mit sich bringen, ob sie nun in Zukunft vorgeschrieben ist oder nicht.
Ausprobieren lohnt sich
Welche Kosten sich durch elektronische Rechnungen konkret einsparen lassen, zeigt zum Beispiel der Quick-Check des Sparkassen Rechnungsservice. Der Versand einer Papierrechnung verursacht demnach Kosten von 7 Euro, während eine elektronische Rechnung mit 1 Euro Kosten berechnet wird. Im Prepaid-Tarif der Sparkassen-Rechnungslösung eBill gibt es zum Beispiel 500 Rechnungen für einen Paketpreis von 250 Euro. Das ist bereits günstiger als das Porto. Die Archivierung ist bereits enthalten. Der Monatstarif eBill XL+ mit Archivierung und bis zu 150 Rechnungen pro Monat beträgt 67 Euro, die Einrichtungsgebühr einmal 300,00 Euro.
Billomat zum Beispiel bietet eine kostenlose Einstiegsversion mit 5 Rechnungen pro Monat. Der Nutzer muss allerdings Werbung in Verbindung mit dieser Dienstleistung akzeptieren. 300 Rechnungen monatlich kosten 19 Euro, ohne Werbung. Ein Speicherplatz von 250 MB für die Dokumente ist enthalten.
Weitere Beispiele und einen kostenlosen Marktüberblick Stand Dezember 2010 findet man bei ibi research an der Universität Regensburg GmbH (Elektronische Rechnungsabwicklung – einfach, effizient, sicher, Teil I: Rahmenbedingungen und Marktüberblick, 2. überarbeitete und erweiterte Auflage).