IDC-Analyst Spies: “Die richtige IT-Strategie für Start-ups”

Das Marktforschungsunternehmen IDC beschäftigt auch in Deutschland zahlreiche Analysten. Diese beraten unter anderem auch Unternehmen zu allen Aspekten. Rüdiger Spies (Independent Vice President Enterprise Applications bei IDC Central Europe) weiß daher aus eigener Anschauung, welche Probleme kleine Unternehmen haben, wenn sie Hard- und Software anschaffen. Das nachfolgende Interview wurde per Telefon geführt.

ITespresso: Wie sollte ein Start-up vorgehen, wenn es die IT-Ausstattung plant? In welcher Reihenfolge sind die Entscheidungen zu treffen?
Rüdiger Spies: Bei Ein-Mann-Unternehmen ist das erst mal sehr einfach. Jeder Privatmensch hat heute seinen PC, mit dem er loslegen kann. Insofern gibt es da keine großen Hürden. Die Frage stellt sich eigentlich erst, wenn mehrere Mitarbeiter beteiligt sind. In aller Regel schafft man sich dann als erstes einen Server für E-Mails an. Selbst das ist nicht unbedingt nötig, da die E-Mails auch über den Provider und einen Browser laufen können.

Außerdem muss man sich für ein E-Mail-Programm entscheiden. Bei den meisten Start-ups dürfte das auf Outlook hinauslaufen. Dann kriegt noch jeder Mitarbeiter ein Notebook, das war’s dann meistens schon.

Das klingt aber arg minimalistisch …
Das ist natürlich auch abhängig von der Branche. Jemand, der ein Grafikbüro eröffnet, braucht natürlich eine leistungsfähigere Hardware als der kleine Handwerksbetrieb. Aber generell kann man sagen, dass eine große IT-Ausstattung heute nicht mehr erforderlich ist.

Vieles lässt sich heute auch via Cloud Computing oder Software-as-a-Service erledigen, dann braucht man kaum eigene Ausstattung.

Gilt das auch für Start-ups oder sehr kleine Unternehmen?
Ja, für kleine Unternehmen gilt das ganz besonders. Die haben oft nicht das Geld für große Investitionen und auch kein ausgeprägtes IT-Know-how. Da ist Software-as-a-Service eine sehr gute Idee. Der Kunde kann auf diese Weise beispielsweise maßgeschneiderte Datenbanklösungen übers Web beziehen. Diese Dienste laufen stabil und sind jederzeit verfügbar. Und der größte Vorteil ist, dass man im Abo-Modell pro Monat bezahlt und keine Vorabinvestitionen leisten muss – ein großer Vorteil für notorisch knappe Unternehmensgründerkassen.

Welche Aufgaben kann man am besten outsourcen?
Aufgaben wie Buchhaltung oder Abrechnungen lässt man am besten von einem externen Anbieter machen. Es gibt schon sehr gute Buchhaltungslösungen, die als Cloud-Service übers Web kommen. Dadurch gewinnt man Freiraum und kann sich auf die eigentliche Unternehmensaktivitäten konzentrieren. Um Standardjobs wie Buchhaltung im eigenen Haus zu erledigen, ist der Aufwand einfach zu groß.

Was sind die typischen Fehler von neugegründeten Unternehmen in Sachen IT?
Ein häufiger Fehler ist, dass sie sich bei der Gestaltung ihrer Homepage zu sehr an einen Dienstleister ketten. Wenn der die Firmenwebsite mit seinen eigenen proprietären Standards aufbaut, wird der Kunde immer mehr abhängig von ihm und kommt nicht mehr los.

Was wäre die Alternative?
Das Unternehmen könnte sich bei der Homepage einfach an große, etablierte Anbieter halten. Diese bieten häufig ganze Homepage-Baukästen an. Die genügen für viele Zwecke. Es ist also nicht unbedingt ein individueller Dienstleister nötig.

Wenn man aber für den Internet-Auftritt oder andere IT-Dienstleistungen auf externe Anbieter setzt, wie findet man den richtigen?
Wichtig bei der Auswahl des Dienstleisters ist auf alle Fälle, dass er in der Nähe ist. Idealerweise “wohnt er sozusagen gleich um die Ecke”. Dann kann er im Notfall auch mal schnell vorbeikommen. Man sollte aber darauf achten, dass der Dienstleister zumindest in der gleichen Stadt ist.

Auf was sollte das Unternehmen außerdem achten?
Wichtig ist, dass das Unternehmen von Anfang an ein durchdachtes Backup-Konzept hat, schon aus rechtlichen Gründen. Dabei muss nicht nur entschieden werden, wie die Backups technisch organisiert werden, sondern auch, welcher Mitarbeiter dafür verantwortlich ist.

Außerdem sollte man in allen Software-Bereichen nur Standardlösungen kaufen. Damit kann man später leichter auf andere Lösungen migrieren. Das Unternehmen muss sich also vor der Investition in eine IT-Lösung oder einen bestimmten Dienstleister genau überlegen, wie es da wieder herauskommt und auf eine andere Lösung umsteigt, ohne die Daten zu verlieren. Leider macht sich heute noch fast keiner darüber Gedanken.

Und wie steht es mit der Sicherheit?
Sicherheit ist ein heikles Thema. Ich denke, dass die Sicherheitsmaßnahmen eines ordentlichen Kaufmanns ausreichen sollten. Wenn es um Datenklau geht, dann sind die Kundendaten von kleinen Unternehmen selten für Datendiebe interessant.

Es ist aber sicher ein Kriterium für die Auswahl des SaaS-Dienstleisters. Hat er sein Rechenzentrum in Deutschland oder liegen die Daten in der Wolke auf einem anderen Kontinent. Freie Berater für Finanzdienstleistungen und Versicherungsagenturen unterliegen auch hierbei anderen rechtlichen Zwängen wie Malermeisterbetriebe, Gartenbauer oder Elektriker.