Initiative arbeitet an Standard für leichtere Rechnungsbearbeitung
Die Mitgliedsfirmen der docTag-Initiative wollen in den kommenden Wochen in Deutschland einen Standard für das Auslesen von Daten aus digitalen Dokumenten einführen. Sie setzen dazu auf die Übermittlung von Daten in Form eines “digitalen Etiketts”, das dem Dokument mitgegeben wird. Daraus leitet sich auch die Bezeichnung docTag ab, eine Kombination aus den englischen Begriffen “Document” und “Tag” für Anhänger.
Digitale Dokumente können schon heute weitaus mehr, als lediglich Informationen von Papierdokumenten in ein anderes Medium zu transportieren. Es ist ihnen ohne weiteres möglich, die wichtigsten Inhalte eines Dokuments als Metadaten zu speichern und diese anderen Systemen mitzuteilen. Die technischen Voraussetzungen dafür sind in Dateiformaten wie PDF, Word-Dokumenten und Bilddateien bereits angelegt. Sie nutzbar zu machen, ist das Ziel der docTag-Initiative. Der von ihr entwickelte docTag-Standard wird kostenlos und frei verfügbar sein.
Das digitale Etikett teilt Programmen im ersten Schritt mit, um was für ein Dokument und welchen Inhalt es sich handelt – ob es eine Rechnung, Mahnung, Gutschrift oder ein Vertrag ist. In einem weiteren Schritt kann es die relevanten Daten übermitteln. Bei Rechnungen sind dies zu zahlende Beträge, Kontonummern, Bankleitzahlen, Rechnungsnummern und Zahlungsfristen. Diese Zahlenkolonnen sollen mit doc-tag ohne manuellen Eingriff in das für die Weiterverarbeitung eingesetzte Programm übertragen werden. Der Sachbearbeiter kann sie dann direkt dort einsehen, kontrollieren, bestätigen und weiterverwenden.
Der docTag-Standard soll so vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen dazu beitragen, Arbeitszeit zu sparen und das Abtippen – und damit Fehlerquellen – von Daten zu vermeiden. Die docTag-Initiative macht sich zunächst an die Standardisierung von Rechnungen. Weitere Einsatzmöglichkeiten sollen
folgen.
Die docTag-Initiative entstand Anfang 2012 als Zusammenschluss mehrerer Softwareanbieter, die sich zum Ziel gesetzt haben, einen gemeinsamen und offenen Standard für den einfachen Austausch von elektronischen Dokumentendaten zu etablieren. Zu den Beteiligten gehören derzeit die Rechnungssteller FastBill, Billomat, Easybill, Skippr, Fortrabbit, Tagwerk und SalesKing. Mit an Bord sidn außerdem die Dokumentenmanagementsystemspezialisten Doo, Smarchive, Doctape und Fileee, die Buchhaltungsservices FreeFiBU, Bookamat und Steuerberaten.de sowie der CRM-Anbieter CentralStation CRM und der Banking-App-Anbieter Stöger IT.