Attach This bringt Outlook und SharePoint näher zusammen

Quest Software hat mit AttachThis ein Outlook-Add-in zum Download bereitgestellt, das das Zusammenspiel von Outlook und SharePoint verbessern soll. Mithilfe des Programms lassen sich Dateianhänge aus Outlook heraus ohne Umwege in SharePoint speichern. Es helfe damit, die Akzeptanz bei den Anwendern zu erhöhen und so die unternehmensweite Adaption von SharePoint zu beschleunigen, erklärt Quest Software.

Quest hat sich bisher vor allem mit der Verwaltung von SharePoint-Umgebungen beschäftigt und bietet dafür eine Reihe von Werkzeugen an – angefangen vom Reporting über die Berechtigungsverwaltung bis hin zu Backup & Recovery, Migrations-Werkzeugen und sogar einer Entwicklungsumgebung. Allerdings ist Attach This das erste Produkt im SharePoint-Umfeld, dass die Nutzer direkt anspricht.

„Wenn es darum geht, die Nutzung von SharePoint innerhalb des Unternehmens zu etablieren, stoßen die für die Einführung zuständigen IT-Verantwortliche oft an Grenzen“, sagt Volker Pingen, Senior System Consultant bei Quest Software. Einmal eingerichtete SharePoint-Umgebungen würden häufig nicht in dem erwünschten Umfang genutzt. Als Gründe sieht er aus seiner Erfahrung, dass Nutzer entweder ihre Arbeitsgewohnheiten beibehalten möchten oder sich ihnen die Vorteile der Lösung nicht sofort erschließen.

„Mit AttachThis verwenden Mitarbeiter Outlook wie gewohnt und können entscheiden, ob sie Anhänge als SharePoint Hyperlink, als normales Attachement oder als Kombination weiterverwenden möchten – ohne dass sie dabei die Nutzeroberfläche wechseln müssen“, so Pingen weiter.

Attach This klinkt sich in Outlook ein und lädt Outlook-E-Mail-Anhänge automatisch auf SharePoint hoch. Im weiteren E-Mailverkehr wird das Dokument dann durch einen sicheren Link ersetzt. Nutzer profitieren dadurch durch die einfachere Zusammenarbeit an einem Dokument, da Änderungen unterschiedlicher Anwender konsolidiert in SharePoint abgebildet werden und sich E-Mail-Anhänge schneller finden lassen. Administratoren können zudem Tags vorgeben, die dafür sorgen, dass die Ablage in SharePoint strukturiert geschieht – ohne dass sich der Anwender darüber Gedanken machen muss.

Das kostenlose Add-in Attach This bietet für Outlook-Nutzer dieselben Funktionen wie AttachThis Pro, die kostenpflichtigen Version des Programms. Allerdings bietet letztere noch Verwaltungsmöglichkeiten für Administratoren.