E-Commerce: die rechtlichen Neuerungen für 2014
Ab dem 1. Januar 2014 werden die Nachweispflichten für Lieferungen ins EU-Ausland verschärft. Das betrifft auch alle Online-Händler, die Waren ins EU-Ausland liefern. Sie müssen dann nachweisen können, dass die gelieferten Waren tatsächlich an ihrem Bestimmungsort angekommen sind.
Können sie dies nicht, versagt das Finanzamt unter Umständen die Steuerfreiheit und setzt für die Lieferung Umsatzsteuer fest. Unternehmer sollten sich daher jetzt dringend für eine der möglichen Vorgehensweisen entscheiden, die entsprechenden Vordrucke erstellen und die Änderungen mit Mitarbeitern und Versanddienstleistern besprechen.
Besonderer Handlungsbedarf besteht, wenn der Abnehmer oder Lieferant die Ware selbst über die Grenze befördert. Während zurzeit noch eine Unterschrift bei der Abholung als Nachweis genügt, muss ab 1. Januar 2014 die Ankunft der Ware im EU-Ausland durch den Empfänger bescheinigt werden. Eine Alternative zu dieser sogenannten Gelangensbestätigung gibt es in diesem Fall nicht.
Die Gelangensbestätigung
Im Regelfall muss die Gelangensbestätigung folgende Angaben enthalten, um vom Finanzamt anerkannt zu werden: Name und Anschrift des Abnehmers, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware, Angabe von Ort und Monat des Erhalts der Lieferung oder den Ort und Monat der erfolgten Beförderung, Ausstellungsdatum des Nachweisdokumentes sowie Unterschrift des Abnehmers. Die Gelangensbestätigung kann auch elektronisch sowie als monatliche oder vierteljährliche Sammelbestätigung vom Abnehmer oder eines Beauftragten an den liefernden Unternehmer übermittelt werden.
Einfacher ist es bei den weiteren gängigen Versandwegen. Hier werden auch andere Nachweise von den Finanzbehörden anerkannt und vereinfachen die Nachweispflicht. Dies können beispielsweise Frachtbriefe mit Unterschriften des Empfängers und des Absenders sein oder eine Spediteurbescheinigung, die unter anderem Monat und Ort der Übergabe enthält.
Der Beleg darf vom Spediteur auch elektronisch übermittelt werden und ist ohne seine Unterschrift gültig. Wird für den Versand ein Kurierdienstleister beauftragt, genügt als Nachweis neben dem schriftlichen oder elektronischen Auftrag das bei der Beförderung erstellte Transportprotokoll.
Bei Postsendungen ist eine Empfangsbescheinigung des Postdienstleisters über die Entgegennahme der Sendung nebst Zahlungsnachweis ausreichend. Aber jedes Nachweisdokument erfordert unterschiedliche Angaben, über die sich die Unternehmer rechtzeitig informieren sollten.
Um den Umstellungsprozess möglichst überschaubar zu gestalten, empfiehlt sich ein einheitliches Vorgehen im gesamten Unternehmen, das mit allen Beteiligten ausführlich besprochen wird. Zudem sollten Vordrucke, die von allen Mitarbeitern genutzt werden und die alle geforderten Angaben erhalten, jetzt schleunigst erstellt werden.
Ausländische Umsatzsteuer bei elektronischen Dienstleistungen
Bis zum Jahr 2015 kommt eine weitere Änderung auf Online-Händler zu, die EU-Verbrauchern grenzüberschreitend ausgeführte Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen sowie auf elektronischem Weg erbrachte Leistungen anbieten. Zu letzteren gehören unter anderem Lotterieannahmen, Fernwartungen, Webhosting, Datenbanken oder die Bereitstellung von Webseiten.
Für diese Art von Leistungen wird der anzuwendende Umsatzsteuersatz künftig nicht mehr anhand des Firmensitzes des Leistungserbringers festgelegt, sondern zielt auf den Empfängerort. Hier kommen also einige Umstellungen auf die Unternehmer zu, denn sie müssen grundsätzlich für jedes Land eine eigene Umsatzsteuer-ID beantragen.
Für die Meldungen an das Finanzamt sieht die Finanzbehörde eine Vereinfachung vor, den so genannten „Mini-One-Stop-Shop“. Mit dieser „Mini-One-Stop-Shop“-Regelung können die E-Commerce-Betreiber eine einzige Umsatzsteuererklärung beim Finanzamt abgeben, die Finanzbehörde ordnet dann die jeweilige Umsatzsteuer entsprechend zu.
Datenschutz bei neuen Dokumentationspflichten
Wer jetzt ins E-Commerce-Geschäft einsteigt, sollte die kommenden Neuerungen von Anfang an bedenken und seine EDV, die allgemeinen Geschäftsbedingungen und Datenschutzhinweise sowie alle Schriftstücke entsprechend gestalten. Doch auch, wer bereits Online-Dienstleistungen anbietet, solle sich rechtzeitig auf die Änderungen vorbereiten.
Unter Umständen nimmt die Umstellung der EDV auf die neuen Dokumentationspflichten nämlich einige Zeit in Anspruch, beispielsweise, weil der Sitz des Dienstleistungsempfängers nicht von jedem IT-System grundsätzlich erhoben wird.
Probleme könnten hier die allgemeinen Geschäftsbedingungen und die rechtlichen Hinweise bereiten, die jeder E-Commerce-Betreiber auf seiner Webseite deutlich angeben muss. Um beispielsweise den Aufenthaltsort des Leistungsempfängers eindeutig zu bestimmen, müssen Daten erhoben und gespeichert werden. Das ist rechtlich nicht ohne weiteres erlaubt.
Der Käufer muss auf die Erhebung und Speicherung seiner Daten ausdrücklich hingewiesen werden. „Dies geschieht am besten auf einer eigenen Seite “Datenschutz”. Der Betreiber der Seite hat zudem technisch dafür Sorge zu tragen, dass die Daten erst nach der Einwilligung des Nutzers übertragen werden. Andernfalls drohen unter Umständen rechtliche Konsequenzen.
Der Autor
Steuerberater Dr. Mario Wagner arbeitet bei Schomerus & Partner, einer 1924 in Hamburg gegründeten Gesellschaft aus Wirtschaftsprüfern, Rechtsanwälten, Steuerberatern und Unternehmensberatern. Zu den Mandanten zählen nationale und internationale – vorwiegend mittelständische – Unternehmen aller Rechtsformen aus ganz unterschiedlichen Produktions-, Handels- und Dienstleistungsbereichen. Schomerus ist zudem Gründungsmitglied von HLB Deutschland, einem 1972 gegründeten Netzwerk von 19 selbstständigen und unabhängigen Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaften an 33 Standorten.