Wie mobile Auftragsbearbeitung Firmen die Arbeit erleichtert

Noch vor wenigen Jahren konnten viele Firmen in ihrem EDV-Bereich zwar eine erfolgreiche Auftragsbearbeitung vorweisen, mussten dafür jedoch einen unverhältnismäßig hohen Aufwand betreiben. Die technischen Möglichkeiten waren im Vergleich zu heute dadurch stark eingeschränkt, dass die erforderliche Hardware deutlich teurer und die Infrastruktur fehlte oder nur notdürftig entwickelt war. Zudem war der Aufwand für die Programmierung sehr hoch, die Bedienbarkeit durch die Mitarbeiter, im Regelfall zwar Experten auf ihrem Gebiet, aber Laien in Bezug auf die EDV, kaum gegeben.

Für das Auftragsmanagement hieß das damals, dass zwischen Innen- und Außendienst unterschieden wurde, was die Zusammenarbeit der so getrennten Abteilungen erschwerte. Auch die Verbindung zu vor- und nachgeschalteten Aktivitäten, also Vertrieb und Kundendienst, war mangelhaft oder gar nicht vorhanden. Die Verwaltung vieler Vorgänge wurde daher entweder unvollständig oder parallel geführt. Dies wiederum hatte zur Folge, dass nicht nur der Personal- und Zeitaufwand höher war, sondern auch, dass sehr viel Papier nötig war. Es fehlte überdies die Möglichkeit, die Aufträge mit einem Blick fürs Ganze zu steuern und jederzeit entscheidend einzugreifen.

Heute läuft der Datenaustausch schnell und direkt ab. Der Papieraufwand ist wesentlich geringer und durch ständige Aktualisierungen ist die Auftragsverwaltung stets auf dem neuesten Stand. Dies gilt nicht nur für die Interaktionen zwischen Kunden und Firma, sondern auch für gesetzliche Vorgaben, die sobald irgend möglich integriert werden. Bei den Interaktionen kann über eine entsprechende App von überall und jederzeit auf die Software zugegriffen werden. Dazu kommt eine wesentlich vereinfachte Bedienung und Programmierung, die es auch Computer-Laien unter den Mitarbeitern einfach macht, das Programm zu steuern. Die Verwaltung der einzelnen Posten wird erleichtert und letztendlich der Gesamtaufwand für denselben Arbeitsablauf massiv reduziert.

Wichtige Elemente mobiler Auftragsbearbeitung

Grundsätzlich dienen Software und darauf zugeschnittene Apps dazu, die gesamte Prozesskette der Auftragsabwicklung in Unternehmen unterschiedlicher Branchen zu überblicken und zu verwalten. Wichtige Elemente der Auftragsabwicklung, welche in der Software auf jeden Fall repräsentiert sein sollten, sind:

• die Erstellung von Aufträgen und Angeboten
• die Auftragsgenerierung
• das Management der abgeschlossenen Verträge sowie
• Preisfindung und Rechnungsstellung

Erfahrene Entwickler wie Lexware bieten mobil nutzbare Softwarelösungen in verschiedenem Umfang an. Die Apps zur bezahlten Lizenzsoftware werden bei diesem Beispiel, jedoch auch von anderen Anbietern, kostenlos zusätzlich angeboten. Um die Sicherheit zu gewährleisten, muss sich der Nutzer zunächst mit seinem Account anmelden, wie es etwa bei E-Mail-Diensten oder Sozialen Netzwerken etablierter Standard ist.

Die Apps besitzen in der Regel eine einfach und intuitiv zu bedienende Oberfläche. Beim Cloud-Service Lexware mobile aus unserem Beispiel ist nach dem Einloggen die Startseite in die vier Bereiche Kunden, Artikel, Auswertung und Belege gegliedert. Die simple Einteilung dieser und anderer mobiler Programme trägt dem begrenzten Bildschirmplatz Rechnung und ist beispielsweise bei der Eingabe der Stammdaten sinnvoll.

Dennoch bietet bei den meisten Apps schon die Startseite einen Überblick über die wichtigsten Fakten wie aktuelle Kunden oder Topseller unter den Artikeln. Sehr wichtig ist dabei die Synchronisation zwischen lokal in der Firma (am Desktop-PC) eingegebenen Daten und Veränderungen daran über den Smartphone-Zugang.

Über letzteren haben Mitarbeiter stets Zugriff auf die Kundendaten. Egal, ob sie vom Smartphone, vom Laptop oder vom Tablet auf die App zur Auftragsbearbeitung zugreifen, sollten zunächst alle Details zum jeweiligen Kunden in der Übersicht angezeigt werden. Umsätze, Belege (Angebote, Rechnungen), die Entwicklung von Käufen (zeitlicher Vergleich) und Auswertungen sind sinnvolle Features im Kundenbereich.

Bei Artikeln sind aktuelle Preise und Lagerbestände äußerst wichtig und sollten von der Anwendung abgedeckt werden. Häufig können interessierte Verantwortliche die Software vor dem Kauf einen Monat lang kostenlos testen. Gerade für kleine oder mittlere Unternehmen ist eine einfache und übersichtliche Software nebst App, die einen ständigen Zugriff ermöglicht, eine Überlegung wert. Werden die Anwendungen richtig eingesetzt, können sie dem Unternehmen schließlich Personal, Zeit und letztendlich auch Geld sparen. Außerdem wird es von den Kunden als eine Firma wahrgenommen werden, die zügig reagiert und in der die Mitarbeiter – weil gut informiert – kompetent agieren. Und den Wert zufriedener Kunden kann nur jeder für sein Unternehmen selbst ermessen.

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