Mitarbeiter vertrödeln täglich bis zu zwei Stunden mit Office-Programmen
Ein durchschnittlicher Büromitarbeiter in Deutschland verbringt 72 Prozent seiner Zeit mit Arbeit in Office-Programmen – wozu in dem Fall E-Mail, Textverarbeitung und Tabellenkalkulation ebenso wie Präsentationsprogramme zählen. Von den insgesamt sechs Stunden täglich entfallen mehr als zwei Stunden auf sich ständig wiederholende Prozesse. Zu diesem Ergebnis kam eine repräsentative Studie der GfK unter 1017 Arbeitnehmer in Firmen mit mehr als 50 Mitarbeitern im Auftrag der Kölner Firma Made in Office.
Der Auftraggeber bietet Software-Erweiterungen zur Automatisierung von Aufgaben in Office-Programmen her. Er ließ daher auch danach fragen, wie es um das Wissen um Makros und Add-ins bestellt ist, die sich wiederholende Prozesse automatisieren. Von den befragten Mitarbeitern setzen solche Helfer nur ein Drittel ein. Und 79 Prozent der Büromitarbeiter gaben an, zu wenig Training für den Umgang mit den von ihnen täglich genutzten Programmen erhalten zu haben. Das bezieht sich nicht nur auf die Microsoft Office-Programme Word, Excel, Powerpoint und Outlook, die Befragten äußerten sich auch zu den Angeboten von OpenOffice, Apple und Google wurden bei der Umfrage erfasst.
Der GfK-Studie zufolge nehmen wiederkehrende Aufgaben, etwa die Erstellung von Präsentationen in Powerpoint, von Angeboten in Word oder von Berichten in Excel ein Drittel der Zeit ein, die mit Office-Software gearbeitet wird. Durch den Einsatz von Software-Erweiterungen und Add-ins ließe sich die Produktivität der Mitarbeiter den Autoren der Untersuchung zufolge um bis zu 25 Prozent steigern. Ihr Fazit lautet: “Damit liegt das größte Potenzial für die Optimierung der Produktivität in Unternehmen dort, wo es meist nicht vermutet wird: in der Automatisierung der bestehenden Office-Software.”
Aus der Tatsache, dass erst ein Drittel der Befragten Makros oder Add-ins für Office-Anwendungen nutzen und sich 79 Prozent über unzureichendes Training in Office beschweren sowie 24 Prozent aller Befragten eigener Einschätzung zufolge nur über Grundkenntnisse in den Office-Anwendungen verfügen, leiten sie folgende Empfehlung ab: “Will ein Unternehmen also ein Office-Effizienz-Programm aufsetzen, sollte es zwei Stoßrichtungen haben: zum einem muss es die typischen Zeitfresser wie etwa die Folienerstellung in Powerpoint weitgehend automatisieren; und zum anderen gilt es, das Know-how der Mitarbeiter zu stärken.”
Die kompletten Ergebnisse der Studie, die die Nutzung von Office-Programmen anhand von 41 Fragen erfasst, stehen Interessierten nach Preisgabe der Kontaktdaten kostenfrei zum Download bereit. Einen ersten Überblick bietet aber auch die Zusammenfassung in einem bei Youtube verfügbaren Video.