Buchführung: eingescannte Dokumente können vernichtet werden
Die aktualisierten “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) sind zum Jahresbeginn 2015 in Kraft getreten. Das benötigte lange Abstimmungsprozesse zwischen Bund und Ländern hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) schon mit Datum vom 14. November 2014 veröffentlicht, verbindlich sind sie seit 01. Januar 2015.
Alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen müssen sich an die GoBD halten. Diese erlauben jetzt, ein auswertbares Archiv einzusetzen, wenn es qualitative und quantitative Auswertungsmöglichkeiten bietet. Damit genehmigt der Gesetzgeber auch die die Nutzung von Dokumenten-Management-Systemen bei Vernichtung der hier erfassten Papiere. Fast alle Buchhaltungsprogramme auf dem Markt können gescannte Belege sichern, verwalten und einem Buchungsvorgang zuordnen.
Allerdings sind noch nicht alle Gesetze im Digital-Zeitalter angekommen – manche Belege sind also noch immer im Original aufbewahrungspflichtig. Welche genau, wissen vor allem Steuerberater.
Neu ins Gesetz aufgenommen ist die Möglichkeit, E-Mails zu löschen, die nur zur Übermittlung eines steuerrelevanten Dokuments dienen; zuvor mussten sie noch archiviert werden. Wer also noch nicht auf elektronische Buchführung umgestellt hat, hat mit den neuen Vorschriften einen Grund, vom Papier auf den PC umzusteigen.
Das für die Buchführung eingesetzte EDV-Verfahren muss aber eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation mit Beschreibung der organisatorischen und technischen Prozesse haben, damit es anerkannt wird. Weitere Vorgaben betreffen den Umgang mit aufzubewahrenden Daten und Unterlagen sowie die vom elektronischen Datenzugriff betroffenen Datenverarbeitungssysteme. Mindestvorgaben gibt es auch für Daten bei einer technischen Migration.
Eine genaue Definition oder Form wie eine XML-Vorlage oder ein Dateiformat werden aber nicht exakt definiert – bei der passenden Software darf es also nach wie vor “Wildwuchs” geben und die Softwarehersteller dürfen optimieren wie sie wollen – sofern sie es übersichtlich dokumentieren.
Für elektronische Rechnungen unterstützen die Behörden inzwischen das Format “ZUGFeRD” des Forums Elektronische Rechnung, wie das Bundeskabinett Mitte Dezember beschloss. Für die Buchhaltung selbst gibt es noch keine Vorgabe, doch es ist zu erwarten, dass eventuell die schon bei Steuerberatern und von Finanzämtern anerkannten DATEV-Formate und die Maßgaben der elektrischen Steuererklärung (ELSTER) in kommende Vorgaben einfließen werden.