Warenwirtschaftssystem: Transparenz und Prozessoptimierung durch zentrale Erfassung und Steuerung

Was muss ein Warenwirtschaftssystem leisten?

Im Kern befasst sich die Warenwirtschaft mit dem Wareneingang, dem Lagerbestand und dem Warenausgang. Folglich ist es Aufgabe des Warenwirtschaftssystems, die Bestandsdaten zu erfassen und anhand der Bewegungsdaten durch den Warenfluss stets auf dem aktuellen Stand zu sein. An die Warenwirtschaft sind, je nach Unternehmensgegenstand, jedoch weitere Prozesse gekoppelt, darunter:

– Nachbestellung von Waren zwecks Verfügbarkeit
– Rechnungswesen
– Bestellabwicklung
– Inventur
– Statistik
– Verwaltung kunden- und lieferantenbezogener Daten

Anforderungen an die Integration in unternehmensinterne Abläufe

Soll das Warenwirtschaftssystem seiner Aufgabe im Hinblick auf Transparenz in Echtzeit und der Prozessoptimierung gerecht werden, veranlasst es bei einer bestimmten Bestandsuntergrenze aufgrund der Warenabgänge eine automatische Meldung an das Lager. Bestenfalls erfolgt auch das Nachordern der Waren automatisch. Das setzt allerdings voraus, dass auch die Daten der Lieferanten im Warenwirtschaftssystem verfügbar sind.

Händler können nur effektiv und kundenorientiert arbeiten, wenn die online angebotenen Waren auch tatsächlich verfügbar sind beziehungsweise rechtzeitig nachbestellt wird, um die Verkaufsregale in erforderlichem Umfang zu bestücken. Dies gelingt, indem der Warenausgang sofort erfasst wird, was die Anbindung an den Onlineshop, das Kassensystem oder Fertigungsmaschinen voraussetzt. Für größtmögliche Effizienz wird der Lagerbestand derart gehalten, dass die Verfügbarkeit im erforderlichen Umfang gewährleistet ist, zugleich aber der Vorrat nur so umfangreich ist, dass er nicht über einen längeren Zeitraum Finanzen bindet. Im Idealfall verbindet das Warenwirtschaftssystem daher die Beschaffung mit dem Absatz und steuert den Warenfluss bedarfsgerecht.

Da jeder Warenfluss mit einem finanziellen Transfer einhergeht, ist ebenso eine Anbindung an das Rechnungswesen und die Buchhaltung sinnvoll. Entsprechende Module und Funktionen können direkt im Warenwirtschaftssystem integriert sein. Andernfalls sollte es über kompatible Schnittstellen zu den genutzten Systemen verfügen. Das betrifft gleichermaßen die Anbindung externer Systeme wie an das Onlinebanking oder beauftragte Logistikunternehmen.

Verschiedene Arten von Warenwirtschaftssystemen

Es wird unterschieden zwischen Standard-, branchenspezifischen und individuellen Lösungen einerseits, andererseits zwischen geschlossenen, offenen und integrierten Warenwirtschaftssystemen. Standardlösungen umfassen häufig benötigte Funktionen und gängige Schnittstellen. Sie bieten zwar in der Regel verschiedene Konfigurationsmöglichkeiten, vernachlässigen aber spezielle Anforderungen von Unternehmen, die oft branchenspezifischer Natur sind, aber auch die Unternehmensstruktur und interne Abläufe betreffen können. Branchenspezifische Lösungen dagegen decken ebensolche speziellen Anforderungen ab: Ein Onlinehändler unterliegt völlig anderen Voraussetzungen, Anforderungen und Vorschriften als ein industrieller Fertigungsbetrieb, ein Handwerksunternehmen oder das Baugewerbe. Individualsoftware wird eigens auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt programmiert und ist daher die flexibelste Lösung.

Geschlossene Systeme umfassen bestimmte Prozesse wie das Lager, den Vertrieb und den Einkauf. Schnittstellen zu weiterer Software sind nicht vorgesehen. Der Aufbau kann modular sein, so dass das System in gewissem Rahmen auf die betriebswirtschaftlichen Prozesse abgestimmt werden kann. Offene Systeme verfügen neben bestimmten, in der Warenwirtschaft gängigen betriebswirtschaftlichen Grundfunktionen, zudem über Anbindungsmöglichkeiten an andere Systeme. Integrierte Systeme erlauben zusätzlich externe Anbindungen zu Kreditinstituten, Partnerunternehmen oder Onlineplattformen, wie Amazon und Ebay.

Vor- und Nachteile von Warenwirtschaftssystemen

Ein Unternehmen arbeitet effektiv und effizient, wenn sämtliche Prozesse reibungslos ineinandergreifen und Abläufe optimal gesteuert werden. Diesbezüglich erfüllt ein Warenwirtschaftssystem seinen Zweck, wenn es

– Daten in Echtzeit erfasst und liefert
– transparente Statistiken, Analysen und Auswertungsmöglichkeiten gibt
– zur Zeit- und Kostenreduzierung beiträgt
– die Fehleranfälligkeit minimiert
– eine Sortiments- und Lagerbestandsoptimierung ermöglicht
– den insgesamt benötigten Leistungsumfang mitbringt oder Anbindungen über Schnittstellen erlaubt

Ob nun ein Warenwirtschaftssystem geeignet ist oder im Einsatz Vor- und Nachteile aufweist beziehungsweise welche dies sind, variiert in erster Linie mit der Infrastruktur und den Prozessen des Unternehmens sowie der Branche, gegebenenfalls auch der Unternehmensgröße und schließlich dem System selbst. Für einen kleinen Onlinehändler kann eine Standardlösung durchaus alle Anforderungen erfüllen. Ein Großunternehmen mit spezieller Hardware und Softwarearchitektur dagegen würde dagegen neben Kompatibilitätsproblemen essenzielle Funktionen für eine optimale Prozesssteuerung vermissen.

Ein Buchhändler arbeitet effizient, wenn er direkten Zugriff auf die Barsortimente des Großhandels hat und aus dem eigenen System heraus Bestellungen tätigen kann. Ein Bau- oder Handwerksunternehmen benötigt eventuell eine Anbindung an den “Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen”. In derartigen Fällen sind branchenspezifische Lösungen vorteilhaft. Neben dem Istzustand ist bei der Auswahl eines geeigneten Warenwirtschaftssystems zudem zukunftsorientierter Weitblick erforderlich: Expandiert ein Handelsunternehmen und verfügt später über mehrere Lager, vielleicht gar an unterschiedlichen Standorten statt wie bisher nur einem, soll das System den gehobenen Anforderungen an die Prozesssteuerung ebenfalls gerecht werden.

Fazit: Vor der Investition in ein Warenwirtschaftssystem empfiehlt sich die genaue Prüfung aller unternehmensinternen Prozesse. Der erforderliche Funktionsumfang richtet sich danach, welche Prozesse automatisiert und eingebunden werden sollen. Unternehmerischer Weitblick trägt dazu bei, dass das Warenwirtschaftssystem auch in Zukunft seinen Zweck erfüllt, indem es mit den Anforderungen des Unternehmens wächst.