Auswirkungen der digitalen Buchführung

Die digitale Buchführung kann sich in mehrfacher Hinsicht positiv auf Unternehmen auswirken. Das liegt daran, dass diese sich erheblich von traditionellen Buchhaltungsmethoden unterscheidet, die auf Papier basieren. Physische Dokumente kommen nicht mehr zum Einsatz. Stattdessen werden elektronische Aufzeichnungen sowie automatisierte Prozesse genutzt. Hierdurch entsteht eine höhere Effizienz, da die Verwaltung der Dokumente deutlich erleichtert wird. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Unternehmen im Rahmen der digitalen Buchführung eine bessere Übersicht über die finanzielle Situation des Betriebs erhalten. Die Digitalisierung führt allerdings auch zu einem steigenden Ressourcenverbrauch in IT-Abteilungen.

Die richtige Softwarelösung finden

Um die Buchführung digitalisieren zu können, wird eine hierfür geeignete Software benötigt. Dabei steht Unternehmen eine große Anzahl an verschiedenen Anbietern zur Verfügung. Dementsprechend kann aus einer Vielzahl an verschiedenen Funktionen sowie Tools ausgewählt werden. Unternehmen sollten verschiedene Aspekte berücksichtigen, um sicherstellen zu können, dass die gewählte Softwarelösung den eigenen Ansprüchen genügt.

Funktionsumfang

Der Umfang an zur Verfügung stehenden Funktionen ist bei Softwarelösungen für die Buchhaltung besonders wichtig. Dabei sollte auch auf eine gewisse Flexibilität geachtet werden. Schließlich sollte die Software nicht nur die wichtigsten Buchhaltungsaufgaben abdecken, wie die Erstellung von Rechnungen, sondern sich an die jeweiligen Bedürfnisse der Firma anpassen können. Das ist besonders wichtig für Unternehmen, die schnell wachsen oder aus anderen Gründen in Zukunft andere Anforderungen an die Software stellen werden.

Integrationsmöglichkeiten

In Unternehmen kommen in der Regel verschiedene Systeme für unterschiedliche Aufgabenbereiche zum Einsatz. Daher ist es wichtig darauf zu achten, dass sich die Softwarelösung gut in bereits vorhandene Geschäftsprozesse integrieren lässt. Auf diese Weise ist gewährleistet, dass der Datenfluss nicht gestoppt und eine hohe Effizienz erreicht wird.

Benutzerfreundlichkeit

Auch die Benutzerfreundlichkeit der Buchhaltungssoftware ist von entscheidender Bedeutung, wenn es um die Digitalisierung der Buchführung geht. Das liegt daran, dass Mitarbeiter diese Software im Alltag verwenden müssen. Übersichtliche Menüs und eine intuitive Benutzeroberfläche sorgen nicht nur dafür, dass neue Mitarbeiter schnell eingearbeitet werden können, sondern führen auch zu einer geringeren Fehleranfälligkeit. Je komplizierter die Benutzeroberfläche ist, desto eher schleichen sich Fehler bei der Eingabe von Daten ein. Um die Benutzerfreundlichkeit bereits im Vorfeld zu testen, können Unternehmen auf Demos und Testversionen setzen.

Implementierung der digitalen Buchführung

Um die digitale Buchführung optimal in die unternehmensinternen Prozesse integrieren zu können, bedarf es einer strukturierten Vorgehensweise. Bevor Unternehmen mit der Integration digitaler Buchführungsprozesse starten, sollte eine umfangreiche Bestandsaufnahme vorgenommen werden. Im Rahmen dieser Bestandsaufnahme werden manuelle Aufgaben ausfindig gemacht, die automatisiert werden können. Auch Engpässe und Schwachstellen können identifiziert werden. Der nächste Schritt besteht darin, klare Ziele für die Digitalisierung zu setzen. Mögliche Zielsetzungen könnten sein:

– Beschleunigung von Prozessen
– Bessere Analysemöglichkeiten
– Verringerung von Fehlerquellen

Danach gilt es, eine passende Software zu finden, mithilfe derer die gesetzten Ziele erreicht werden können.

Mitarbeiterschulungen

Wenn die manuelle Buchhaltung digitalisiert werden soll, muss sich auch die Arbeitsweise der Mitarbeiter entsprechend ändern. Das liegt daran, dass im Rahmen der Digitalisierung neue Arbeitsabläufe entstehen. Um zu gewährleisten, dass die Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand und den neuen Anforderungen gewachsen sind, sollten Schulungen und Weiterbildungen eingeführt werden. Unternehmen sollten hierbei darauf achten, dass sie ihren Angestellten nicht nur die Bedienung der Software beibringen, sondern ihnen ein grundlegendes Verständnis vom Umgang mit digitalen Belegen sowie automatisierten Prozessen vermitteln. Auf diese Weise können die Mitarbeiter eigenständig sinnvolle Entscheidungen treffen, wenn sie mit der Software arbeiten.

Datenmigration

Damit ein reibungsloser Übergang in die neue digitale Umgebung gewährleistet ist, sollten Unternehmen sicherstellen, dass es zu keinen Fehlern kommt, wenn die Daten überführt werden. Buchhaltungssoftwares bieten in der Regel Importfunktionen an, welche die Datenmigration in das neue System erleichtern. Es ist empfehlenswert, nach der Datenmigration Tests durchzuführen, in denen überprüft wird, ob alle relevanten Daten korrekt übertragen wurden.

Änderungen bei den Arbeitsabläufen

Neue Arbeitsabläufe sorgen dafür, dass Unternehmen festlegen müssen, wie die Prozesse in Zukunft ablaufen sollen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass die Mitarbeiter diese Abläufe nicht nur verstehen, sondern auch durchführen können. Beispiele für neue Arbeitsabläufe sind die Integration neuer Kontrollmechanismen oder die Umstellung von manuellen Genehmigungsprozessen auf effizientere digitale Workflows.

Integration einer Testphase

Noch vor der finalen Inbetriebnahme der digitalen Buchführung sollten Unternehmen eine Testphase implementieren. In dieser können unterschiedliche Szenarien simuliert werden. Dies ermöglicht eine Überprüfung der Software, bevor diese in den Echtbetrieb übergeht.

Stornorechnungs-Muster

In der Buchführung müssen regelmäßig Stornorechnungen bearbeitet werden, sodass die Digitalisierung dieses Prozesses zu einer entsprechenden Effizienzsteigerung führen sollte. Um Zeit und Kosten zu sparen, können Unternehmen auf ein Stornorechnungs-Muster zurückgreifen, das bereits alle wichtigen Aspekte beinhaltet.