Online-Buchhaltung in der Cloud: Worauf Unternehmen achten sollten

Cloudbasierte Dienste: Vor- und Nachteile im Überblick

Ein cloudbasierter Dienst hat gegenüber herkömmlicher Software etliche Vorteile. So kennt wohl jeder das Problem mit fehlenden Lizenzen. Eine Software, die auf einem Rechner installiert wird, kann im Regelfall nur auf eben diesem Rechner genutzt werden. Um von anderen Geräten darauf zuzugreifen, sind meist weitere Nutzungslizenzen notwendig, die das Produkt teurer machen. Nicht so bei einer Cloudsoftware:

• Keine Installation – die Software wird nicht auf dem Rechner installiert, sondern sie liegt in der Cloud. Der Nutzer kauft den Zugang zu seinem Bereich in der Cloud, nicht aber die echte Software.
• Zugriff – cloudbasierte Buchhaltungssysteme können von überall aus genutzt werden. Hat ein Unternehmer vergessen, im Büro eine Quittung einzugeben, kann er das sprichwörtlich daheim aus der Badewanne nachholen.
• Geräteunabhängig – die Cloud-Lösung ermöglicht zudem, die Software mit allen internetfähigen Geräten zu nutzen. Das Betriebssystem oder die Art des Geräts spielt keine Rolle. So kann die Buchhaltung vom Microsoft-PC, dem Macbook, dem iPad und auch vom Android-Tablet aus genutzt werden.
• Kosten – für einzelne Anwender und kleinere Betriebe ist die Cloud-Lösung oft günstiger als andere Lösungen.

Dennoch gibt es Nachteile. Der Erste liegt bei einer Internetlösung klar auf der Hand: Was ist, wenn das Internet ausfällt? In dem Fall ist der Zugriff auf die Software natürlich nicht möglich, obwohl der Anwender notfalls über das Mobilnetz gehen könnte. Das funktioniert aber nur, wenn der Fehler beim Anwender liegt:

• Stabilität – wie stabil ist der Cloudserver? Gerade kleinere Anbieter stolpern oft über ihren Erfolg, da die Infrastruktur nicht rasch genug mitwächst. Stürzt die Cloud ständig ab und ist die Buchhaltungssoftware somit nicht erreichbar, ist das immens ärgerlich.
• Sicherheit – welche Sicherheitsstruktur nutzt der Anbieter? Insbesondere Selbstständige und Unternehmen müssen diesbezüglich genau hinschauen, da auch eine Buchhaltungssoftware und die dort integrierten Daten unter das Datenschutzgesetz fallen. Stünden beim Anbieter sprichwörtlich alle Türen und Fenster offen, wurde dem Datenschutz nicht gerecht. Auch Hacker- und sonstige Onlineangriffe müssen vom Anbieter her vermieden werden.

Was sollte ein cloudbasiertes Buchhaltungssystem können?

Gerade für den professionellen Gebrauch muss ein Buchhaltungssystem heute feste Ansprüche erfüllen. Während eine reine Privatperson ohne spezielle Einnahmen oder Anliegen mit simplen Lösungen zurechtkommt, müssen Unternehmer buchhalterische Regeln einhalten. Zudem steht die Buchung verschiedenster Einnahmen aus verschiedenen Quellen im Fokus. Ein Überblick:

• Rechnungserstellung – ein gutes Buchhaltungsprogramm sollte die Rechnungserstellung nicht nur ermöglichen, sondern den gesamten Prozess unterstützen. Das heißt, dass gestellte Rechnungen entsprechend in den offenen Posten gebucht werden, aber auch, dass das Programm die Überwachung und Mahnung unterstützt.
• Verknüpfungen – die meisten Bankkonten erlauben die Verknüpfung mit Buchhaltungsprogrammen. Die Software muss diese Option natürlich auch bieten, denn die Rechnungsüberwachung und zeitgenaue Buchung ist sonst nur manuell möglich.
• Schnittstellen – die Software muss Schnittstellen zu Steuerberatern und natürlich zum Elster-Portal bieten. Das heißt, die Schlüsseldatei von Elster muss hinterlegt werden können.
• Steuern – eine gute Software unterstützt den Anwender bei der Postenbuchung und der Erstellung von Bilanzen und Steuerunterlagen. An diesem Punkt ist wichtig zu eruieren, wie häufig das Programm geupdatet wird. Insbesondere für Händler ist es wichtig, dass die Software das Reverse-Charge-Verfahren akzeptiert und unterstützt.
• Zahlungen – moderne Unternehmen erhalten ihre Zahlungen längst nicht mehr auf ein einziges Konto. Die Software muss somit auch digitale Zahlungsdienstleister mit einbinden.

Je nach Anwender sind weitere Faktoren wichtig:

• Personalbuchhaltung inklusive Erstellung von Gehaltsabrechnungen
• Einkünfte aus Vermietung/Verpachtung – gerade bei mehreren vermieteten Einheiten muss die Software die Verwaltung der Objekte unterstützen

Durch die cloudbasierte Anwendung ist es im Regelfall immer möglich, Quittungen und Belege direkt über das Smartphone zu scannen und im Programm einzupflegen. Inwieweit die direkte Buchung funktioniert, ist aber durchaus programmabhängig.

Chip.de hat einige Buchhaltungsprogramm getestet und kam zu dem Schluss: “Unter den Cloud-Diensten hat lexoffice XL die Nase vorne wegen einer bis in die Details nutzerfreundlichen Umsetzung aller wichtigen Funktionen und Prozesse.“ (Zitat Printausgabe 02/2022)

Für wen eignen sich solche Systeme?

Letztendlich kann jeder auf cloudbasierte Systeme zugreifen. Größere Unternehmen verwenden jedoch meist ihre eigenen Lösungen, da diese direkt mit der sonst im Betrieb genutzten Software zusammenhängen und externe Lösungen den Tagesprozess stören können. Auch solche Lösungen sind teils cloudbasiert, doch nicht frei erhältlich.

Gut geeignet sind diese Systeme für Selbstständige und kleine Betriebe, deren buchhalterischer Aufwand relativ übersichtlich ist. Im Regelfall nutzen Betriebe die Softwares zur Vorbereitung der Buchhaltungsunterlagen für den Steuerberater. Ein genereller Überblick über die Nutzergruppen:

• Selbstständige – Einzelselbstständige und Selbstständige mit Kleinunternehmen können mühelos auf die Software zurückgreifen.
• Freiberufler – für sie gilt dasselbe wie für Selbstständige, zumal bei ihnen die Anforderungen an die Buchhaltung nochmals vereinfacht sind.
• Kleine Betriebe – kleine Betriebe mit einer übersichtlichen Anzahl an Mitarbeitern und einem relativ gut zu bewältigenden Buchungsaufwand profitieren ebenso von der Lösung.

Besonders vorteilhaft sind Cloud-Lösungen für alle Außendienstmitarbeiter oder Unternehmen, die viele Außeneinsätze haben. Durch die Scanmöglichkeit von Quittungen und Belegen können diese direkt in die Cloud geladen werden. Da die Programme nicht selten auch das Fahrtenbuch unterstützen, lassen sich die Formalitäten so in einem Abwasch bewältigen.

Umso mehr sich auf die Cloud verlassen wird und umso größer das Unternehmen ist, desto wichtiger ist die Sicherheitsstruktur des Anbieters. Ein Ausfall der Cloud oder ein Angriff von Hackern kann ein größeres Unternehmen massiv schädigen, zumal es schwierig ist, die Daten erneut einzupflegen. Ein Freiberufler verliert im Ernstfall zwar auch Daten, doch sind diese so übersichtlich, dass er sie nachträglich meist erinnern kann.

Fazit – cloudbasierte Buchhaltungslösungen für den kleineren Gebrauch

Cloud-Lösungen sind praktisch, gerade für die, die beständig Geräte und Standorte wechseln. Inwieweit sich eine solche Lösung in die Infrastruktur eines Großunternehmens einpflegen lässt, müssen Unternehmer selbst prüfen. Kleinunternehmer, Selbstständige und Freiberufler können jedoch sehr gut auf die Lösungen zurückgreifen.